“Beschouw de controle als een samenwerkingsproces met je klant”

Door goed samen te werken met je klant kun je de controlekwaliteit vergroten. Dat en meer leren aankomend registeraccountants in de training ‘Relatiemanagement bij de MKB-controleklant’ van Nyenrode Business Universiteit, voor trainees in de Praktijkopleiding Assurance.

Auditing as a service

Prof. dr. Niels van Nieuw Amerongen RA ontwikkelde de training, die uitgaat van ‘auditing as a service’, een begrip dat Robert Knechel in 2020 introduceerde. Dat is echt een andere zienswijze op de rol van de accountant, vertelt Niels: “De verwachting is meestal: de klant is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening en de accountant heeft in het controleren een eigen rol. Daar zit afstand tussen. Maar bij ‘auditing as a service’ is het uitvoeren van een jaarrekeningcontrole gericht op samenwerking. Je kunt alleen tot een goed eindproduct komen als je de klant in een meewerkmodus krijgt.”

Steun en toeverlaat

“Dat start met een oprechte interesse in de klant”, vervolgt hij. “Vraag aan het begin van de relatie: wat vind jij belangrijk? Sommige klanten willen vooral dat het proces efficiënt verloopt, dan ben je binnen een paar weken klaar. Maar vaker zal een accountant in het MKB een full-service pakket leveren: naast een controle-opdracht bijvoorbeeld ook belastingaangiften, het samenstellen van de jaarrekening en allerlei adviesdiensten. De accountant is dan steun en toeverlaat voor de ondernemer. Wil de klant een goed advies krijgen, dan moet hij of zij zelf alle informatie daarvoor aanreiken. Zo kun je in het MKB je klant veel beter leren kennen.”

Opvoedende rol

“Omdat je intensief samen optrekt krijg je ook een beter zicht op de integriteit van de klant. Je weet beter wat de beweegredenen zijn van jouw klant en hoe die in het leven staat. En ook hoe hij of zij bijvoorbeeld aankijkt tegen het doen van belastingaangifte. Ik denk dat je als accountant daarin ook een beetje een opvoedende rol hebt. Dat je de klant helpt zich te realiseren wat de consequenties zijn als die zich niet aan wet- en regelgeving houdt. Sommige ondernemers stappen daar vrij gemakkelijk overheen.”

De ‘dark side’ van een langdurige relatie

Het gaat in de training ook over de risico’s als je erg betrokken bent bij je klant. Niels: “Bij een lange relatie met een klant heb je als accountant de schijn tegen. Als die relatie langer wordt dan 7 jaar, dan weet je dat je maatregelen moet treffen volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften. Die maatregelen kunnen bijvoorbeeld ook inhouden dat je met de klant in gesprek gaat: ben ik nog voldoende scherp? In ieder geval is het belangrijk dat je hier aandacht aan besteedt en er ook in je dossier vastleggingen van maakt.”

Relatiemanagement in theorie en praktijk

Relatiemanagement wordt vaak gezien als: hoe krijg je meer werk bij klanten? In zijn oratie liet Niels zien dat relatiemanagement ook kan bijdragen aan controlekwaliteit. In deze training in de Praktijkopleiding bespreken de trainers en trainees dit niet alleen vanuit theoretisch perspectief, maar vooral: hoe geef je dit nu vorm in de praktijk? Niels: “Dat past goed in de herijking van de accountantsopleiding, waarbij de integratie van theorie en praktijk heel belangrijk is.” 

Oren en ogen

De trainees in de Praktijkopleiding zijn als accountants in opleiding onderdeel van een team. Dit komt ook aan de orde in de training, vertelt hij: “Het onderwerp relatiemanagement is echt veel breder dan alleen de accountant die een relatie onderhoudt met de directeur. De assistenten en controleleiders zijn de oren en de ogen van de accountant. Dus je moet dit onderwerp als een team vormgeven in de praktijk. Dat betekent dat deelnemers aan de training met een boodschap naar hun kantoor zijn teruggegaan: hoe kunnen we dat met elkaar nog beter inzichtelijk krijgen?”

Ook voor de zzp’er

Wat hij verrassend vond: “Een aantal van de trainees is inmiddels zzp’er in de accountancy. Zij zijn vaak korter betrokken bij de klant en het controleteam, terwijl zij in deze fase van de opleiding juist wel een sleutelrol binnen de controle hebben. Dan is dus de vraag: hoe ga ik er voor zorgen dat ik in korte tijd een relatie opbouw? En ook: hoe ga ik dat verankeren in het team? Dat betekent veel afstemming: niet alleen het opbouwen van de relatie met de klant maar ook met je tijdelijke werkgever en controleteam.“

De goede vragen stellen

Trainers Ronald de Jong en Steffan Wentink vertellen hoe het belang van samenwerken en het opbouwen van een relatie terugkomt in de opbouw van deze training: “De inbreng van praktijksituaties door trainees staat voor ons centraal. Samen met de andere deelnemers bieden wij als trainers handvatten om met die praktijksituaties om te gaan”, aldus Steffan. Ronald vult hier op aan: “En dan gaat het ons niet direct om het aangeven van oplossingen, maar wij oefenen met elkaar vooral om goede vragen te stellen. Je kan namelijk pas met een goede oplossing komen als je echt weet wat het achterliggende probleem is.”

Reservoir en repertoire

De trainers hebben veel praktijkervaring, maar ook de trainees hebben ieder eigen ervaringen. “Samen vormen die ervaringen een heel reservoir”, benadrukt Niels van Nieuw Amerongen. “In de training wisselen we die ervaringen met elkaar uit. Je ziet een oplossing die iemand anders heeft gevonden, bijvoorbeeld voor een niet meewerkende klant, of een stroperig proces. Een trainee kan dan uitproberen hoe dat werkt in een vergelijkbare situatie. Zo breid je jouw eigen gedragsrepertoire uit. Aan het eind van iedere dag bespreken we: wat ga je de komende tijd anders doen? Wat neem je mee? Zodat dat experimenteren echt gaat plaatsvinden in hun eigen praktijk.”