Besluitvormingsdilemma’s in het digitale tijdperk

Door het management genomen verkeerde beslissingen hebben grote gevolgen voor de prestaties die organisaties behalen met digitalisering. “De vaardigheid van het management en de medewerkers om IT-investeringen optimaal te benutten is bepalend voor de marktwaarde die bedrijven realiseren met digitalisering. Verkeerde beslissingen kunnen dan ook ontzettend kostbaar zijn.” Op woensdag 11 september 2019 stelt prof. dr. Cokky Hilhorst in haar inaugurele rede de onderbouwing van IT-investeringen aan de orde. De rede heeft als titel: ‘Stoppen met gissen: naar betere beslissingen over IT-investeringen’. Hilhorst aanvaardt met het uitspreken van deze oratie de leerstoel Business & IT aan Nyenrode Business Universiteit.

Digitalisering gaat over veel geld. Bedrijven kunnen wel 45 tot 75% meer marktwaarde genereren als ze digitaal vaardig zijn, ten opzichte van op dit gebied slecht presterende bedrijven. Hilhorst maakt in haar oratie onderscheid in gedurfde en minder gedurfde IT-investeringen. De laatste categorie gaat over het efficiënter inrichten van organisaties. Daar hebben alle organisaties mee te maken, zoals bij het invoeren van financiële administraties. Gedurfde investeringen zijn daarentegen drastischer. Hierbij wordt het businessmodel veranderd. Deze IT-investeringen zorgen voor een duurzame verhoging van de marktwaarde.

Niet alleen de private sector, ook de Nederlandse overheid besteedt veel geld aan digitalisering. Volgens het Rijk wordt 1,25% van alle belastinginkomsten aan IT-investeringen uitgegeven. Dit komt neer op ongeveer 3,5 miljard euro per jaar, en Hilhorst schat dat dit bedrag in werkelijkheid hoger ligt. Amerikaans onderzoek laat zien dat de overheid daar zo’n 5% van de belastinginkomsten aan IT besteed. Hoewel niet precies vergelijkbaar, is die 3,5 miljard euro dus zeker een ondergrens. “De overheid en IT worden vaak niet als een gelukkig huwelijk  gezien, maar onderzoek laat zien dat IT-investeringen wel degelijk zinvol zijn. Overheden kunnen door middel van IT-investeringen krimpen en toch beter gaan presteren door efficiëntieslagen.” 

Optimisme en overmoed

Hoewel digitalisering steeds belangrijker is, lukt het niet elke organisatie om optimaal te profiteren van de technologische ontwikkelingen. Verkeerde beslissingen op het gebied van digitalisering kunnen ontzettend kostbaar zijn. Toch worden budgetten van IT-projecten gemiddeld nog altijd met 45% overschreden, terwijl ze de helft minder waarde opleveren dan voorspeld, zo is in Hilhorst haar oratie te lezen. Waarom zijn IT-investeringen zo moeilijk? Hilhorst zegt daarover: “Bij het nemen van beslissingen reageren mensen vaak snel en intuïtief. Door deze snelle beslissingen ontstaan fouten, en worden beslissingen genomen die vanuit een economisch oogpunt niet gunstig zijn. Mensen plannen bijvoorbeeld vaak te optimistisch en zijn overmoedig wanneer ze risico’s inschatten. IT-beslissingen zijn complex en onzeker, en daardoor moet je daar langer en meer afgewogen over nadenken. Het is belangrijk dat je verschillende inzichten combineert, voordat je keuzes maakt.” 

Taalgebruik

Een indicatie voor te optimistisch plannen van een IT-project is taalgebruik. Hilhorst: “Uit ons onderzoek blijkt dat abstract taalgebruik in project- en businessplannen is geassocieerd met minder uitloop in tijd en geld. Dit heeft te maken met meer psychologische afstand tot een project bij abstract taalgebruik. Hierdoor plan je beter en realistischer. Concreet taalgebruik daartegenover kan dus een waarschuwing zijn voor dreigende projectuitloop. Als je concreet bent, gaat het over jouw project, ben je betrokken, optimistischer en heb je dus een grotere kans op uitloop.”

Stoppen met gissen

Hilhorst adviseert om te stoppen met gissen: “Men moet zich niet laten verleiden tot te snelle besluitvorming. Het is belangrijk de beslissing goed te onderbouwen door het combineren van onderzoeksmethoden: men moet de business context snappen, maar ook data gebruiken over de bestaande IT-systemen. IT is geen black box, en door feiten over bijvoorbeeld het applicatielandschap te verzamelen, zijn veel beter onderbouwde beslissingen te nemen. Daarnaast is bij het plannen van projecten het gebruik van referentiegegevens belangrijk. Door een beslissing te baseren op feiten en verschillende onderzoeksmethoden, voorkomt men over-optimisme. De tijd die het kost om deze beslissingen goed te onderbouwen verdient zich dubbel en dwars terug.”

Tot slot gaat het volgens Hilhorst om de daadwerkelijke wil om te verbeteren en de bijbehorende vaardigheden. “Het is vaak een cultuurkwestie. Men moet bereid zijn om bij te sturen, uit te stellen of te stoppen. De vaardigheid om succesvol te zijn, vraagt dat men fouten durft te maken en risico’s durft te nemen in plaats van door te blijven modderen. Met deze concrete acties kunnen IT-investeringen veel succesvoller worden in organisaties.”