Bouw moet investeren in strategie voor samenwerking

Bouwprojecten worden geregeerd door contracten. Alles is juridisch zoveel mogelijk dichtgetimmerd, juist omdat deze projecten zo ingewikkeld zijn en vertraging en overschrijding van budgetten overal op de loer liggen. Maar die contracten staan ook goede samenwerking in de weg.

Dat vindt Dr. mr. Peter Kamminga, jurist en docent aan zowel de Vrije Universiteit als aan de Harvard University. Hij onderzoekt hoe partijen in zulke projecten toch goed kunnen samenwerken en adviseert al ruim 20 jaar de bouwpraktijk hoe je contractuele relaties goed houdt. Dat laatste doet hij vooral bij grote infrastructuurprojecten, zoals snelwegen voor RWS, en de Betuweroute in het verleden, kadeprojecten in Amsterdam, en de ring van Antwerpen.

Kamminga schetst hoe we in de huidige situatie zijn beland. In een ver verleden was de bouw nog vrij informeel. Ons kende ons en alles werd onderling geregeld. Maar doordat projecten steeds ingewikkelder werden en er steeds meer mensen en disciplines bij betrokken werden, werkte dat niet meer. Daarom werden er juristen bij betrokken en werden de contracten steeds belangrijker. “Maar dat leidt nu tot problemen”, zegt Peter Kamminga. “Als alleen het contract leidend is, dan leidt dat tot een hardere, minder flexibele en meer juridische opstelling”, vindt hij. En dat staat goede samenwerking in de weg, terwijl juist dat zo hard nodig is.

Afstemmen hoe we het gaan doen

“De een leest het contract zo, de ander weer op een andere manier. En door de complexiteit zijn bouwprojecten heel conflictgevoelig, dus ontstaan er snel geschillen. We moeten terug naar coördinatie, terug naar menselijke relaties. Dan weet je elkaar beter te vinden.” Daar is men het intussen wel over eens in de bouw, gaat hij verder. Maar decennia lang was er een tendens naar meer formaliteit, en dat draai je niet zomaar even om.

Onder samenwerking in de bouw verstaat Peter dat organisaties of mensen met elkaar afstemmen hoe ze iets gaan doen. “Er is een contract en een deadline, maar hoe gaan we dit nu samen realiseren op een succesvolle en prettige manier?”, zo vat hij samen. “Gaan we wekelijks overleggen? Hoe gaan we checken of het goed gaat? Doen we aan teambuilding? Hoe zorgen we ervoor dat we elkaar gaan vertrouwen?”

Vastleggen op samenwerking

Vertrouwen is nog vaak ver te zoeken in de bouw. De stereotypen zijn diep ingesleten, ziet Kamminga. “De opdrachtgever ziet de aannemer als iemand die overal meer geld voor vraagt, de aannemer ziet in de opdrachtgever iemand die voor een dubbeltje op de eerste rang wil zitten. Wil je toch goed kunnen samenwerken, dan moet je dat serieus aanpakken en kun je het niet laten bij het uitspreken van goede bedoelingen. Je hebt echt een strategie voor samenwerking nodig!”

Als een project eenmaal loopt is het moeilijk om te beginnen met een samenwerkingscultuur. “Je moet het van tevoren bedenken, al in de contracteringsfase. Je moet allereerst goed naar elkaar uitspreken hoe je de samenwerking ziet en daar moet je je dan ook op vastleggen.” Vervolgens kun je een start-up houden, stelt Kamminga voor. “Mensen gaan dan een paar dagen de hei op om het project van alle kanten door te spreken. Zo kunnen ze bespreken wat ze straks allemaal kunnen gaan tegenkomen en hoe ze daarop kunnen gaan reageren. Dat is een pressure cooker waarin je elkaar leert kennen. Het geeft context en vertrouwen. Na zo’n sessie weet je elkaar ook beter te vinden en kun je problemen beter samen oplossen.”

Onderhouden is essentieel

Maar zo’n start-up is niet voldoende, waarschuwt Kamminga. “Projecten lopen drie, vier, vijf jaar. Je moet het levend houden, want met de eerste tegenvallers zakt ook de gezellige sfeer weg. Zeker elke twee weken moet je de thermometer erin steken met een overleg. Klopt het nog? Hoe vond jij het gaan, geef dat eens een cijfer. Hoe werd er aan jouw kant gereageerd? En nieuwe mensen moet je meenemen in het proces en ze laten zien hoe je werkt. Dat kun je vastleggen in een code of conduct.”

Samenwerken moet je dus heel serieus aanpakken. “Het gaat niet vanzelf”, benadrukt Kamminga nogmaals. “Het vergt een investering, het moet goed worden geïmplementeerd en bijgehouden. Want het is heel makkelijk om eens een bijeenkomst te skippen omdat de druk hoog is. En dan nog een, waarna mensen weer terugschieten naar het denken in stereotypen. Dat wordt erg onderschat.”

Het gaat zoveel soepeler

In bouwprojecten staat de druk er altijd op, dat weet je van tevoren. “Er ontstaat altijd wel ergens vertraging, meestal al bij de aanbesteding”. sluit Kamminga af. “Daardoor wordt er te weinig tijd gestoken in goede samenwerking. Terwijl het helemaal niet ingewikkeld is. En als je er in investeert betaalt zich dat honderdvoudig uit. Alles gaat zoveel soepeler als je elkaar direct meldt wat er fout gaat, als je flexibel met tegenslagen omgaat. Je staat er samen in en dat betekent dat je elkaar zo goed mogelijk wilt helpen. Als je met elkaar meedenkt, maakt dat het proces makkelijker. Je wint er tijd mee en de mensen hebben er meer lol in.”