Hoe leden van de raad van commissarissen de digitale strategie beïnvloeden

Invloed van de commissaris op de digitale strategie

Hoe acties van commissarissen de digitale strategie direct en indirect kunnen beïnvloeden wordt geïllustreerd in figuur 1. Dit figuur is gebaseerd op wetenschappelijk literatuuronderzoek met inzichten uit de onderzoeksgebieden corporate governance, strategisch management en board-level IT-governance. Uit het onderzoek blijkt een 16-tal acties die commissarissen kunnen uitvoeren. Deze acties beïnvloeden ofwel direct de formulering en/of uitvoering van de digitale strategie, ofwel indirect de digitale strategie door een aanpassing in de bestuurscontext. De bestuurscontext, de context op organisatieniveau en de persoonlijke eigenschappen van commissarissen beïnvloeden welke acties zij ondernemen. Op organisatieniveau zijn bijvoorbeeld de eigendomsstructuur, de organisatieleeftijd, de rol van IT in de organisatie, wet- en regelgeving en de turbulentie van de omgeving van belang. Op bestuursniveau zijn onder andere de IT-governancestructuur, processen en mechanismen, evenals de omvang van het bestuur, de digitale competentie van het bestuur en de stijl van besturen van invloed op het handelen van commissarissen. Op het persoonlijke niveau van de commissaris zijn eigenschappen zoals leeftijd, overtuigingen, vaardigheden, expertise en ervaring van belang. 

Figuur 1: Een raamwerk voor het houden van toezicht op digitale strategie (vertaling van het figuur uit: van Golden et al., 2024, pag. 119)

Vragen stellen, adviseren en monitoren

De formulering van een digitale strategie wordt beïnvloed door commissarissen omdat zij strategische plannen beoordelen, bekritiseren en uiteindelijk goedkeuren. Ook stellen zij direct KPI’s vast waarmee zij de voortgang kunnen gaan monitoren. Deze KPI’s geven inzicht in IT-gerelateerde risico’s rondom competenties, projecten, informatiebeveiliging en beschikbaarheid, infrastructuur en bedrijfscontinuïteit. Zowel tijdens het formuleren als tijdens de uitvoering van een digitale strategie zorgen commissarissen ervoor dat de besluiten van het bestuur aansluiten bij de strategie. Om dat te bereiken stellen ze vragen en keuren ze impactvolle strategische beslissingen met operationele of financiële gevolgen goed. Naast het goedkeuren van besluiten, controleren commissarissen of het bestuur de juiste besluitvormingsprocessen heeft gevolgd en of de juiste procedures zijn ingericht om IT adequaat te beheren.

Ook kunnen commissarissen tijdens het formuleren en uitvoeren van een digitale strategie inhoudelijk advies geven. Om goed inhoudelijk advies te geven, dienen commissarissen kansen en bedreigingen uit de omgeving van de organisatie in het vizier te hebben. Hiervoor hebben ze kennis nodig over technologische trends en IT-risicobeheer (bijv. door inzicht in ‘best practices’ van andere organisaties). Op basis van hun kennis en ervaring kunnen zij bestuursleden coachen en adviseren tijdens individuele overleggen of tijdens strategische sessies. Bovendien kunnen ze zorgen dat het bestuur expliciet aandacht geeft aan digitale uitdagingen en risico's, digitale innovaties en trends of digitale onderwerpen expliciet agendeert om te bespreken met de raad van commissarissen. Advies vanuit de commissarissen kan dus risico gerelateerd zijn, maar kan ook gericht zijn op nieuwe technologische organisatorische mogelijkheden.

Om de voortgang van de uitvoering van de digitale strategie te monitoren kunnen speciale vergaderingen plaatsvinden waar de CIO de voortgang aan het bestuur en de raad van commissarissen presenteert en risico's worden besproken. Gedurende de uitvoering van de digitale strategie kunnen commissarissen hun netwerk gebruiken om toegang te krijgen tot IT-leveranciers, investeerders of benodigde expertise. Ze kunnen hun netwerk ook gebruiken om met anderen over digitale uitdagingen te sparren of om andere organisaties te bezoeken en te leren van hun aanpak en ervaring met digitale strategie. Deze inzichten kunnen ze vervolgens delen met het bestuur.

Veranderen van de bestuurscontext

Naast directe invloed op de formulering en uitvoering van de digitale strategie kunnen commissarissen ook indirect de digitale strategie beïnvloeden door het wijzigen van de bestuurscontext. Ze kunnen bijdragen aan een cultuur van gezamenlijke IT verantwoordelijkheid waarin informatie wordt gedeeld en risicobewustzijn wordt gestimuleerd. Ook kunnen ze de IT-governancestructuur veranderen door op boardniveau een specifieke digitale commissie samen te stellen. Tot slot kunnen zij nieuwe commissarissen of bestuursleden met digitale expertise werven en daarmee de digitale competentie van het bestuur vergroten.

Van Golden, S. L., Janssen, M., & Kievit, H. (2023). How Supervisory Board Members Influence Digital Strategy: Towards a Framework for Digital Strategy Governance. Lecture Notes in Computer Science (Including Subseries Lecture Notes in Artificial Intelligence and Lecture Notes in Bioinformatics), 14316 LNCS, 107–126. https://doi.org/10.1007/978-3-031-50040-4_9