'De componenten en mechanismen die HR Analytics mogelijk maken’

Werken met HR Analytics omvat meer dan alleen technologie, data en analysemethoden. Het is een veelomvattend proces waarbij organisaties met verschillende aspecten te maken hebben zoals de bedrijfscultuur, kennis van medewerkers en sociaal-organisatorische processen. Het is de kunst hier een goede balans in te vinden. Dit blijkt uit het onderzoek van John Werkhoven, die vandaag promoveert aan Nyenrode Business Universiteit. Hij onderzocht het gebruik van business analytics (data) in HRM en ontwikkelde een model dat laat zien wat nodig is om succesvol met HR data te werken, hoe het te gebruiken en verder te ontwikkelen.

HR Analytics kan voor organisaties veel opleveren. Zo wist een groot bedrijf met een hoog verloop onder het personeel, met een analysetechniek uit de consumentenmarketing, er achter te komen welke mix van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden medewerkers het meest zouden motiveren om bij de organisatie te blijven. Vervolgens werd met behulp van speciale teams de optimale mix per locatie uitgewerkt met bijvoorbeeld flexibele werkroosters, opleiding en waardering voor prestaties. Na vier jaar wist dit bedrijf het verloop met meer dan 30% te verlagen en op de uitgaven aan werving, selectie en training voor nieuwe medewerkers flink te besparen.

De laatste decennia nam het gebruik van Business Analytics in het HRM domein (HR Analytics) sterk toe. Toch worstelen veel organisaties er mee om goede data te verkrijgen en daar analyses mee uit te voeren die inzichten opleveren voor gerichte, concrete beslissingen en acties. 

Capabilities en mechanismen

Hoe werkt Business Analytics en waarom is dat zo lastig? Om dit te verklaren ontwikkelde Werkhoven een model dat laat zien hoe Business Analytics werkt en wat nodig is om het succesvol te gebruiken. Het bestaat uit verschillende stappen: van data-analyse naar inzichten, van inzichten naar beslissingen. Om aan HR Analytics te kunnen doen, maakt een organisatie gebruik van zijn ‘business analytics capabilities’: het vermogen om dingen te doen met HR Analytics waarbij gebruik gemaakt wordt van de beschikbare hulpmiddelen van een organisatie.

Die business analytics capabilities zijn in vijf hoofdgroepen onder te verdelen: Technologie, Governance, Mensen, Cultuur en Analytische Praktijken. Deze capabilities staan niet alleen op zichzelf maar beïnvloeden elkaar. Ze kunnen elkaar versterken, maar elkaar ook in de weg zitten. Een voorbeeld hiervan is een informatiesysteem met veel mogelijkheden, maar waar de mensen niet mee kunnen werken omdat ze niet goed zijn opgeleid of omdat het niet gebruiksvriendelijk is. Het is de kunst om al deze capabilities op elkaar af te stemmen en met elkaar te laten samenwerken.

Naast deze capabilities bekeek Werkhoven ook hoe ze gebruikt worden voor HR Analytics. Daarvoor werden vier mechanismen voor het gebruik van HR Analytics onderzocht. In de eerste plaats is er het ontdekken van mogelijkheden met data voor een bepaald doel in een bepaalde context. Ten tweede is er het mechanisme van ‘sensemaking’: het verkrijgen van inzichten uit data. Dit is een proces met veel (bewuste en onbewuste) stappen waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van bepaalde ‘frames’. Dit zijn manieren om de data voor onszelf te structureren. Het derde en vierde mechanisme zijn het benutten van de voordelen van informatie en het benutten van synergie tussen capabilities.

Juiste balans

Uit het onderzoek blijkt dat veel componenten en mechanismen het succesvol gebruik van HR Analytics in organisaties beïnvloeden. Het is voor organisaties dan ook een lastig, continu proces van zoeken naar de juiste balans tussen de capabilities en de processen. Daarnaast spelen ook andere zaken een rol zoals ‘data versus intuïtie’ bij het nemen van beslissingen en de ethische aspecten van datagebruik. Met de verdere ontwikkeling van technologie en de mogelijkheden van data (onder andere ‘Big Data’) wordt dit steeds belangrijker. Dat maakt het er niet makkelijker op voor organisaties. Het onderzoek van Werkhoven kan daar behulpzaam bij zijn.