Data is ondersteunend in je besluitvorming, je neemt doorgaans betere beslissingen

Digitaliseren voor meer efficiency, kwaliteit en winst

De meerderheid van de financiële professionals vindt dat automatisering hun werk efficiënter maakt. Dit blijkt uit een recent IT Vision-onderzoek dat gedaan is onder lezers van ControllersMagazine en Executive Finance.

Op de vraag waar hun finance afdeling momenteel het meest behoefte aan heeft, noemt 67 procent automatisering. Cokky Hilhorst, hoogleraar Business en IT, en kerndocent bij de Controllersopleidingen van Nyenrode, kan zich daar goed in vinden. ‘Wij hebben recent een breed onderzoek gedaan in publieke organisaties. Daar laat onderzoek zien dat iedere euro die je extra aan IT uitgeeft ten opzichte van de totale organisatiekosten, twee jaar later 2 euro en 8 cent aan efficiëntiewinst oplevert. Dus IT kan in termen van efficiëntie in de organisatie echt een fors verschil maken. Hoewel het wel zo is dat niet iedere organisatie hiervan profiteert.’ Hilhorst, die doceert over onderwerpen als IT-investeringen, data-analyse en digitale transformatie, weet dat veel organisaties worstelen met de transformatie. ‘Systemen moeten worden vervangen of vernieuwd. Daarnaast moeten data en digitalisering een rol spelen bij het digitaal maken van je producten en diensten. Bol.com zet digitalisering bijvoorbeeld in om het marktaandeel te vergroten, klanten te werven en te vernieuwen. Zij doen echt alles op basis van data. Data is ondersteunend in je besluitvorming, je neemt doorgaans betere beslissingen. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven een productiviteitswinst van wel 5 á 6 procent kunnen realiseren als ze besluiten nemen op basis van data.’

'Bedrijven kunnen een productiviteitswinst van wel 5 á 6 procent realiseren als ze besluiten nemen op basis van data.'

Informeren en experimenteren

Met generatieve AI zitten we volgens Hilhorst in een nieuwe fase. Het ene bedrijf zal daarin voorop lopen, het andere zal afwachtend zijn. Maar je moet er als bedrijf hoe dan ook op voorbereid zijn. ‘Het belangrijkste is dat je je blijft informeren en ook gaat experimenteren met dit soort tooling. Maar als je deze AI-tools gaat invoeren, moet je heel goed nadenken over de betrouwbaarheid ervan. Recent was er een zaak in de Verenigde Staten, waarin een advocaat zijn betoog kracht bij zette op basis van jurisprudentie uit eerdere zaken die ChatGPT had gegenereerd. Die zaken bleken helemaal niet te bestaan. Je kunt dus niet klakkeloos steunen op de betrouwbaarheid ervan. Je weet met deze tooling ook niet hoe je van data tot de uiteindelijke uitkomst komt. Wat er tussen input en output gebeurt, is niet transparant. En juist in finance-functies zijn transparantie en betrouwbaarheid heel belangrijk.’ Feit is wel dat AI een enorme vlucht zal nemen en grote impact op functies zal hebben. Binnen finance zal automatisering functies hoe dan ook veranderen, voorspelt Hillhorst. ‘Belangrijk voor controllers bij investeringsvraagstukken in nieuwe technologie, is te denken in termen van het organisatieprobleem dat je wilt oplossen. Denk dus niet: wat ga ik met AI doen? Denk: wat is het probleem dat ik met nieuwe tooling kan oplossen? Begin altijd vanuit het organisatieprobleem en kijk vervolgens of je de juiste technologie kiest.’

Bij de nieuwe tooling van OpenAI noemt Hilhorst vier criteria relevant. ‘Kun je op deze punten geen bevredigend antwoord geven, dan is OpenAI op dit moment niet geschikt voor de taken die je hebt.’

1. Nauwkeurigheid/betrouwbaarheid ‘Dragen we hoge kosten of risico’s als een tool foute antwoorden geeft? De kostenbaten-afweging is dan geen positieve.’
2. Transparantie ‘De mate waarin een model beslissingen kan verklaren. Kun je herleiden hoe een antwoord tot stand is gekomen?’
3. Herhaalbaarheid ‘ChatGPT ontwikkelt zich voortdurend; drie dagen later kan het een heel ander antwoord geven dan vandaag. Als dat geen probleem is binnen een bepaalde functie, dan kun je ermee werken. Anders niet.’
4. Vertrouwelijkheid ‘Op dit moment worden gegevens die je aan ChatGPT voedt, weer gebruikt in de trainingsdata van de tool. Daar kleeft een risico aan.’
   

Proactieve rol

Respondenten in het IT Vision-onderzoek 2023 zeggen dat data science vaak wordt ingezet waar het geld wordt verdiend, zoals marketing en sales, en dan pas bij finance. Dat ziet ook Hilhorst wel. ‘Maar zodra een organisatie doorheeft waar je die data allemaal kunt inzetten, gaan andere bedrijfsonderdelen er vaak ook gebruik van maken. De combinatie met financiële gegevens is juist ook heel belangrijk. Een mooi voorbeeld daarvan zie je in de zorg. Je kunt het voorschrijven van medicatie door artsen koppelen aan de vergoeding door de verschillende zorgverzekeraars. Zo kunnen artsen ook de kosten mee laten wegen wanneer zij medicatie voorschrijven. Financiële mensen kunnen daar overigens een proactieve rol in pakken, en zelf data gebruiken om het management van inzichten te voorzien. Je zit als controller tenslotte heel dicht tegen de business aan.’ Een jong bedrijf, opgericht door digital natives, hoeft het belang van data niet te leren. De grotere organisaties die Hilhorst van nabij kent moeten vaak nog wel een omslag maken, stelt zij vast. ‘Denk aan de publieke sector, accountants, de bouw, of de zorg. Daar zijn nog grote slagen te maken. Het is ook niet eenvoudig; het werken met data in de organisatie vraagt echt een andere werkwijze. Je moet data delen over de organisatiesilo’s heen, de kwaliteit van de data moet goed zijn, je moet allerhande systemen ontsluiten en definities op elkaar afstemmen. Dat is echt taai'.

'Juist in finance-functies zijn transparantie en betrouwbaarheid heel belangrijk.'

Spannend

Twee jaar geleden zei Hilhorst in ControllersMagazine dat het vanwege de digitale transformatie een heel spannende tijd was voor controllers. Nu is het volgens haar zo mogelijk nog wat spannender geworden. ‘Dat heeft niet zozeer met digitalisering te maken, want die gaat toch wel door. Het is meer de onzekere markt, vanwege onder meer de inflatie, oplopende energie- en personeelskosten en personeelstekorten. Daardoor kunnen investeringen onder druk komen te staan. Tegelijkertijd moeten bedrijven innoveren vanwege de personeelstekorten.’ Het verschilt wel sterk per sector, voegt ze toe. ‘In de accountancysector zie je echt consolidatieslagen die ook gevoed worden door de noodzaak om te digitaliseren; die branche moet door het personeelsgebrek veel meer digitaliseren om efficiënter te worden en de kwaliteit naar een hoger niveau te tillen.’ Nieuw talent is daarom cruciaal, weet Hilhorst als medeverantwoordelijke voor alle IT-inhoudelijke vakken van Nyenrode. In de Controllersopleidingen waarbij zij is betrokken, wordt aan digitalisering veel aandacht besteed. ‘Het zorgt voor kansen maar ook uitdagingen. Wij leiden onze studenten op om daarmee om te gaan. Het is cruciaal dat zij digitalisering leren toepassen; het helpt ze om later betere managementbeslissingen te nemen en de beste kansen te creëren voor hun organisatie.