Een moreel kompas voor HR

Wat weegt zwaarder: het medewerkersbelang of het organisatiebelang? Het zijn ethische dilemma’s, en ook de HR-afdeling loopt hier tegenaan. Hoe maak je in zulke gevallen een goede afweging?

Alweer is er een cruciale medewerker vertrokken, en de manager zit opgescheept met een openstaande vacature. Geen tijd te verliezen, vindt hij, en dus belt hij een externe. Iemand die hij kent, iemand die hij vertrouwt. Want hij weet: die kan op korte termijn beginnen.

Een logische stap? Nee, vindt de HR-manager. Een leidinggevende moet in zo’n geval rekening houden met de procedures. En het personeelshandboek is glashelder: eerst moet er intern worden geworven, en dan pas extern. Een dilemma dus, voor zowel de manager als de HR-adviseur. Want het is ook in het belang van de organisatie dat de vacature snel en goed wordt ingevuld.

Ethische kwesties

Ethische kwesties. Ze vormen het terrein van docent, onderzoeker en organisatieadviseur Drs. Sacha Spoor MBA. Tijdens de Leergang HR Leiderschap gaat zij er dieper op in, maar nee…, daarbij vertelt ze niet wat in bovenstaand dilemma het goede antwoord is. Echter, ze biedt wel handvatten om hierover met elkaar in gesprek te gaan. “Wij hebben allemaal diverse dilemma’s op een dag, en het is van belang om met collega’s te bepalen wat ‘het goede is om te doen’. Wat is de meest zorgvuldige, uitlegbare en standvastige beslissing? Tijdens het college werken we met het morele intervisiemodel. Daarbij bied je een stappenplan (zie kader) dat mensen laat zien hoe je zo’n dilemma kunt afpellen.”

Spoor stuurt dus niet, maar haar stappenplan zet wel aan tot zelfonderzoek en gesprek. Hoe kom je tot een bepaalde beslissing, hoe weeg je de belangen? En dat geldt ook voor bovengenoemde leidinggevende en de HR-manager. “Beiden hanteren hier twee verschillende soorten argumenten”, zegt Spoor. “De HR-manager komt met beginselargumenten, met bepalingen waar iedereen zich aan moet houden: de vastgelegde procedures van het bedrijf. De leidinggevende daarentegen hanteert gevolgargumenten. Hij beschrijft het gevolg van zijn handelen: de snellere invulling van de vacature.”

En volgens de ethische vuistregel wegen die beginselargumenten zwaarder. “Nee”, zegt Spoor, “waarmee ik niet wil zeggen dat de HR-manager gelijk heeft. Maar het is wel iets waar beide partijen tijdens het gesprek rekening mee moeten houden, en wat ze in de afweging moeten meenemen.”

Ethisch Leiderschap

Maar denk nu niet dat HR op het gebied van integriteit en dilemma’s de specialist is. Volgens Spoor is dat niet het geval. “Ik heb diverse HR-mensen gevraagd of er tijdens hun opleiding aandacht was voor integriteit en ethiek, maar dat onderwerp komt nauwelijks aan de orde. Integriteit ligt vooral op het bordje van de managers. Zij moeten Ethisch Leiderschap tonen.”

Ook dat Ethisch Leiderschap komt in Spoors colleges aan de orde. “Die leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat de regels duidelijk zijn, en ze moeten laten zien dat ze zich daar zelf aan houden. Zij moeten het onderwerp integriteit bespreekbaar maken, dilemma’s aan de orde stellen en het gesprek op gang houden. Juist die managers weten namelijk wat er zich op de werkvloer afspeelt.”

In gesprek gaan

Daarbij is het van belang dat managers hun medewerkers de tijd geven om over hun dilemma’s te praten. “Stel, je bent accountant”, zegt Spoor. “Dan heb je te maken met de regels en procedures, maar ook met klantvriendelijkheid en het commercieel belang van de organisatie. Wat als de klant vraagt om een snelle afwikkeling? En wat als je daardoor niet die extra controle kunt uitvoeren en fouten maakt? Of stel, je bent ambtenaar. Je bent bezig met een rapport, maar je leidinggevenden willen dat je bepaalde kritische opmerkingen toch maar weggepoetst? Of je bent onafhankelijk onderzoeker, maar je werkgever heeft een sponsor aangetrokken die belang heeft bij de uitkomsten?”

Al dat soort zaken moeten medewerkers kunnen bespreken, vindt Spoor. “En de managers moeten aandacht besteden aan het onderwerp en hen hiervoor de ruimte geven. Jammer dus, dat die managers vaak worden geregeerd door de waan van de dag, en door hun targets. Dan is het de taak van HR – of nog beter: van een aangewezen compliance officer/integriteitfunctionaris – om hen aan hun ethische rol te helpen herinneren en hen hierbij te ondersteunen.”