Eerste stappen die HR kan zetten voor een andere bedrijfscultuur

Om in de huidige krappe arbeidsmarkt mensen te kunnen aantrekken en vast te kunnen houden, is het nodig om de employee experience te verbeteren. Maar hoe doe je dat nou precies. Wat zijn je eerste concrete stappen? Nick van Dam, als hoogleraar Corporate Learning and Development verbonden aan Nyenrode en aan IE Business School, heeft daar duidelijke ideeën over.

“We leven in een fascinerende tijd en HR moet alle zeilen bijzetten”, begint Van Dam enthousiast. “Er is sprake van een grote reset, die aangejaagd wordt door de pandemie. Het speelt op alle vlakken, met thema’s als leiderschap, inclusiviteit, werkplek, flexibiliteit, mentale gezondheid, vitaliteit, data en analytics. De veranderingen waar we mee te maken hebben zijn enorm versneld. Tegelijk zijn er veel te weinig mensen om alle banen in te vullen, en dat wordt niet beter. Daarom moet HR op de schop. Men moet op een andere manier gaan werken, zodat HR meer invloed krijgt.”

Wat Van Dam zegt, ligt in lijn met wat we vaker horen. The Great Resignation werpt zijn schaduw vooruit en HR moet zich daarop voorbereiden. De cultuur van organisaties moet veranderen, zodat er een prettige sfeer ontstaat waaraan iedereen graag wil meewerken. Maar hoe moet dat? Wat moet HR precies doen om dat te bewerkstelligen?

Stap 1: begin met de leiders

Voor Van Dam begint dat bij de basis, en dat is aandacht hebben voor mensen. En als HR moet je je bewust zijn van je positie tussen de leiders en de medewerkers. Beiden hebben je aandacht nodig. “Maar cultuur gaat in de eerste plaats over leiderschap”, benadrukt Van Dam. “Betere leiders zorgen voor een betere cultuur. Alleen is er vaak een groot verschil tussen wat leiders zeggen, wat ze daadwerkelijk doen en hoe dat wordt beleefd door anderen. En dat hebben ze zelf lang niet altijd in de gaten.”

Het is dus zaak om de managers zelfinzicht te verschaffen met behulp van 360 graden feedbackinstrumenten. Zo kan je inzichtelijk maken hoe je leiders het doen. “Hebben ze echt aandacht voor hun mensen, inspireren ze anderen, tonen ze voorbeeldgedrag, geven ze constructieve feedback of zijn het toch micromanagers? Als je niet kijkt hoe je leiders presteren, kan je verdere verbeteringen wel vergeten”, zegt Van Dam.

Voor een verandering van cultuur heb je een veilige omgeving nodig, benadrukt hij. Mensen moeten zich durven uitspreken. De leiders moeten dat proces niet frustreren en idealiter moeten ze er zelfs het voortouw in nemen. “Daarom begint en eindigt alles wat je doet met de leiders. Zij moeten open staan voor feedback van hun medewerkers en dat moet ook daadwerkelijk zo worden gevoeld door die medewerkers.”

Stap 2: ken je organisatie

Een betere bedrijfscultuur begint niet aan de tekentafel van de directie, vindt Van Dam. “Als je wilt dat mensen bij je willen blijven werken, dan heb je niet zoveel aan generieke HR-policies en dergelijke. Het gaat om aandacht”, stelt hij. “Het gaat om luisteren, het geven van complimenten op zijn tijd, zorgen voor doorstroommogelijkheden en ontwikkelmogelijkheden. De basis is werkelijke aandacht, elke dag weer.” Maar om die aandacht gericht te kunnen geven, zal je eerst een goed beeld moeten hebben van de mensen die bij je werken. Wie zijn ze?

Van Dam wijst op verschillende soorten groepen. Zoals mensen die in de fabriek werken, die administratief werk doen of aan de bedden staan in de zorg. Die hebben andere behoeften en mogelijkheden dan bijvoorbeeld hoogopgeleide kenniswerkers. Je hebt oudere werknemers, ouders van jonge kinderen, jongeren die net hun studie hebben afgerond. Breng dat eerst in kaart.

Ga daarbij inclusief te werk. “Dat wil zeggen dat het om de totale organisatie gaat, dus om fulltimers, parttimers, partners en freelancers. Uiteindelijk gaat het erom dat je iedereen erbij houdt die met je organisatie verbonden is. De cultuur van je organisatie wordt door iedereen samen bepaald en de uitdaging is ervoor te zorgen dat al die mensen zich onderdeel voelen van de organisatie.”

Stap 3: praat met iedereen

Nu je precies in kaart hebt wie je medewerkers zijn, kan je gaan uitvinden wat ze willen. Dat doe je door met ze in gesprek te gaan, bijvoorbeeld in de vorm van surveys of één-op-één-gesprekken. Maar je kan ook ruimer onderzoek doen, bijvoorbeeld op de arbeidsmarkt. Waarom willen mensen juist niet bij ons werken? Wat willen jonge mensen en houden we daar genoeg rekening mee? Zo kom je te weten wat voor uitdagingen er in de organisaties leven.

Verplaats je in je werknemers. Stel vragen en accepteer dat er geen eensluit?ende antwoorden zijn. Anders ga je mensen verliezen. “Kijk bijvoorbeeld naar het flexibele werken”, neemt Van Dam een voorbeeld. “Er zijn veel mensen die zullen afhaken als ze weer vijf dagen naar kantoor moeten komen, dat willen ze niet meer. Maar uit een onderzoek onder net afgestudeerde jongeren blijkt dat die hoogstens één dag thuis willen werken. Ze willen hun collega’s leren kennen, en hun leiders. Ze willen gecoacht worden. Bovendien wonen ze vaak op kleine kamertjes waar ze niet meer de hele dag willen doorbrengen.”

Stap 4: samen op zoek naar oplossingen

Er zijn vervolgens verschillende manieren waarop je actie kan gaan ondernemen. Bij problemen die breder worden gevoeld, kan je bijvoorbeeld taskforces opzetten die bestaan uit werknemers die met elkaar oplossingen bedenken. Juist hier is het ook van belang dat het management zich bewust is van zichzelf en werkelijk open staat voor verandering. Want mensen moeten zich wel veilig voelen om eigen dingen in te brengen. “Zo komen de initiatieven ook werkelijk uit de organisatie en niet top-down”, stelt Van Dam. “Je zet HR-initiatieven op die je samen bedenkt en uitvoert.”

Uit een onderzoek onder net afgestudeerde jongeren blijkt dat die hoogstens één dag thuis willen werken

Maar Van Dam wijst er ook op dat veel zaken uniek zijn voor ieder mens en waar ieder op een andere manier mee omgaat. Het ligt er maar aan of je al wat ouder bent, of je kinderen hebt, of je gezondheidsuitdagingen hebt, een partner of ouder voor wie je moet zorgen, of misschien heb je juist veel tijd en zin om aan je persoonlijke ontwikkeling te werken. “Dat verandert ook ieder moment en als HR wil je je mensen steeds helpen met waar ze maar behoefte aan hebben. Dat wil ook zeggen dat je een talentbeleid kan opzetten op basis van één. Daarvoor moet je de mensen in je organisatie echt leren kennen.

Voel de urgentie

Ongeacht de specifieke oplossingen die worden bedacht en uitgevoerd ontstaat er op deze manier een cultuur van aandacht voor elkaar en daar gaat het om, vindt Van Dam. “Maar denk nooit dat je hiermee klaar bent, want je organisatie verandert continu. Mensen veranderen.”

Dit doet hem denken aan een organisatie in de professionele dienstverlening waar  onlangs zijn hulp werd ingeroepen, omdat het verloop er zo groot was. De partners waren allemaal midden veertig en hadden een duidelijk beeld van hoe een carrière eruitzag. Alleen stamde dat beeld nog uit de tijd dat zij zelf twintig waren. Vijftien jaar alles opzijzetten om keihard te werken en dan partner worden. “Maar dat werkt niet meer zo. De nieuwe generatie kijkt daar anders tegenaan, die willen tijd besteden met vrienden, sporten, reizen, en dat combineren met werk.”

Mensen forceren gaat niet lukken, dus heb je volgens Van Dam maar twee keuzes: naar je mensen luisteren en je cultuur aanpassen, of een groot verloop accepteren. “Maar”, voegt hij daaraan toe, “als je denkt dat de arbeidsmarkt nu krap is, wacht dan maar. Het wordt er niet beter op. Dus voor HR is het nu een kwestie van stoppen waar je mee bezig bent! Neem echt tijd om met mensen in je organisatie te gaan praten. Hier moet je serieus een prioriteit van maken.”