‘Gebruik ICT met mate om te blijven innoveren’

Ontwikkelingen in ICT stellen bedrijven in staat continu te vernieuwen. Tegelijkertijd belemmeren ze innovatie. Dat zegt prof. dr. ir. Andrzej Hajdasinski, docent Transformational Outsourcing bij MBA Business & IT, in CIO Magazine. In het blad vertelt Hajdasinski hoe de paradox is ontstaan en wat te doen. ‘Het is de kunst bewust om te gaan met de mogelijkheden van ICT.’ Een samenvatting van zijn betoog.

De mogelijkheden om met elkaar te communiceren en samenwerken via ICT zijn geëxplodeerd. Geweldig, zegt Hajdasinski, want het stelt ons in staat te blijven vernieuwen. Maar er is een keerzijde. ‘Onze medewerkers en datacentra raken overbelast.’ Organisaties doen er volgens hem goed aan bewuster om te gaan met de mogelijkheden van ICT: ‘Vereenvoudig bedrijfsprocessen en beperk informatiegebruik tot wat strikt noodzakelijk is om het werk goed uit te voeren.’ Oftewel, gebruik ICT met mate.

Informatie-overload

Ontwikkelingen in de ICT maken onze bedrijfsvoering onnodig complex. ‘Slechts 20% van de e-mails die we ontvangen, heeft echt nut voor ons werk. Het overgrote deel is reclame of fyi’s die kunnen we missen als kiespijn.’ Medewerkers zijn dagelijks veel tijd kwijt aan het verwerken van deze informatiestroom. ‘Je kunt je voorstellen wat het doet met iemands motivatie als dat voor zijn of haar werk niets oplevert. Toch maakt iedereen zich er schuldig aan. Simpelweg omdat onze ICT het mogelijk maakt.’

‘Een ander voorbeeld: onze geavanceerde CRM-systemen zijn belangrijk voor onze dienstverlening. Toch benutten we maar een klein deel van de mogelijkheden. De rest is entourage: we gebruiken het niet of niet deskundig genoeg om er voordeel van te hebben.’

Beperkte opslagcapaciteit

Nu we vrijwel onbeperkt data kunnen verzamelen, willen we dat ook bewaren. Of de overheid verplicht ons daartoe. ‘Labuitslagen en MRI-scans van ziekenhuizen, maar ook de procesgegevens van chemische bedrijven – ze kosten ontzettend veel ruimte in onze data centers. Die raken overbelast en dat kunnen we ons niet permitteren. Op deze manier lopen we binnen 5 jaar vast.’

De TU ontwikkelt fotonische chips die het op termijn mogelijk maken tot 100.000 keer sneller te communiceren en de dataopslag per mm² te vervijfvoudigen. ‘Prachtig, maar ontslaat het ons van de verantwoordelijkheid om ons af te vragen of het voor onze activiteiten noodzakelijk is deze informatie te verzamelen? Ook omdat het ons kwetsbaar maakt. Hoe voorkomen we dat gevoelige informatie over producten en diensten in handen komt van de concurrent? Of van Amerikaanse veiligheidsdiensten?’

Wat te doen?

Volgens Hajdasinski is het de kunst voor organisaties om bewust om te gaan met de mogelijkheden van ICT. ‘Dat vereist een andere manier van denken. Hoe maken we effectief gebruik van ICT in plaats van wat is er allemaal mogelijk? Laat het parcimonie-principe (of Ockhams scheermes) leidend zijn in de bedrijfsvoering: eenvoud geniet de voorkeur boven complexiteit.’

Vertaald naar de praktijk betekent dit dat we kieskeuriger moeten worden: alleen datgene lezen, gebruiken en bewaren wat nodig is om ons werk goed uit te voeren. ‘In de Verenigde Staten zijn bedrijven die mensen vragen hun telefoon in te leveren aan het begin van de dag. Medewerkers kunnen alleen gebruik maken van de ICT-voorzieningen op hun werk. Belerend? Misschien. Maar het is ook een geweldige oplossing, want het geeft focus.’