‘In alles wat ik nu doe, denk ik: Draagt dit bij aan het eindproduct?’

Bedrijfsprocessen slimmer laten verlopen en verspillingen elimineren. Plaatsvervangend brigadecommandant BSB van de Koninklijke Nederlandse Marechaussee, majoor Angelo Wouters, zag al snel welke meerwaarde de Lean-filosofie kon bieden. “We komen steeds vaker met bedrijven in aanraking waar iedereen op een minimaal niveau Lean is opgeleid. Binnen de marechaussee is deze werkwijze nog vrij nieuw.” Samen met vier collega’s volgde hij daarom in november 2020 de masterclass Lean Management. “Als leidinggevende aan een managementteam was ik nieuwsgierig wat de masterclass kon brengen in mijn persoonlijke ontwikkeling en binnen mijn cirkel van invloed.”

Uniek kijkje in ander vakgebied

De masterclass Lean Management bestaat uit twee dagen, waarbij je theorie direct toepast in een simulatieomgeving. Wat majoor Wouters met name waardevol vond aan die combinatie van theorie en praktijk, was het kijkje dat hij kreeg in een ander vakgebied. “Vanuit defensie zijn we vaak geneigd om de oplossing bij onze directe collega’s te zoeken, maar dan blijf je in dezelfde wereld hangen met dezelfde soort mensen en processen. Je komt nooit tot echte verbetering. Door op een afstand naar een heel ander proces te kijken dan waar je zelf dagelijks mee bezig bent, word je gedwongen om goed te luisteren, te kijken en het proces te willen begrijpen. En door het zelf niet alleen te zien maar ook te doen, neem je een ander daarna gemakkelijker mee in die gedachtegang.”

Tijdswinst

Na de masterclass pakte majoor Wouters direct een aantal processen binnen zijn brigade aan. Zo schroefde hij het aantal vergaderingen terug van drie per dag naar drie per week. Een paar maanden later ziet de plaatsvervangend commandant duidelijk het resultaat daarvan. “Ik kan nu al zeggen dat we veel tijd hebben gewonnen. Er zat zoveel dubbeling in de onderwerpen die we bespraken. Door de tijdsbesparing houdt iedereen tijd over om te doen waar hij goed in is, maar ook om mentaal fit te blijven, collega’s te spreken of zich te verdiepen in het vakgebied, wat bijdraagt aan de kwaliteitsverbetering die je nastreeft.”

Daarnaast ging majoor Wouters aan de slag met de Lean-gedachte ‘controle is verspilling’. “De rapporten die wij uitsturen naar onze ketenpartners, worden binnen defensie door verschillende niveaus getoetst. Deze stukken worden geschreven door operationele mensen die enorm vakbekwaam zijn, maar niet per definitie even bekwaam als schrijver. Door die groep een kwaliteitsimpuls te geven, kan ik er zeker twee controles tussenuit halen. Die aanpassing zorgt voor een tijdsbesparing en maakt het eindproduct beter.”

Geen tijdelijk trucje

De masterclass maakte majoor Wouters niet alleen bewust van de processen binnen de organisatie, maar ook van zijn eigen manier van werken. Zo begon hij bij te houden hoeveel mails hij stuurde, hoeveel tijd hij daaraan kwijt was én wie hij meenam in het mailcontact. “Ik vind het fijn om breed te delen, maar het draagt niet altijd iets bij. Daarbij komt dat iedereen die je in dat contact meeneemt ook het gevoel heeft te moeten reageren. Ik ben nu veel kritischer of ik überhaupt mail en zoja, wie ik dan meeneem in dat contact. Dat geeft veel rust.” De Lean filosofie is dan ook geen tijdelijk trucje, maar een blijvend toepasbare denkwijze. Majoor Wouters: “In alles wat ik nu doe, denk ik: Draagt dit bij aan het eindproduct? Voegt dit waarde toe? Als dat niet zo is, neem ik het niet langer mee.”