‘Laat je niet omverblazen door ingewikkelde termen’

IT-systemen en data zijn alom aanwezig in organisaties. Behalve dat IT de interne processen van bedrijven ondersteunt, maken IT en data ook steeds vaker deel uit van het producten- en dienstenportfolio van organisaties. De controller speelt daar een heel waardevolle rol in, aldus Cokky Hilhorst, hoogleraar Business & IT aan Nyenrode Business Universiteit. “Dat betekent wel dat je moet leren begrijpen wat er gebeurt. En je moet de juiste vragen stellen.”

In de praktijk heeft ze het vaker moeizaam zien verlopen. In de media zijn ook genoeg voorbeelden te vinden van organisaties die grote investeringen doen in IT en vervolgens vastlopen. “Zij lopen daardoor achterstanden op en verliezen veel geld. Daar had de controller wat aan kunnen doen als hij of zij goed opgelet had,” zegt Hilhorst. “Dat zit hem voor een belangrijk deel in gezond-verstandvragen.”

Interne processen en continuïteit

Inzet van IT en het gebruik van data zijn van grote invloed op het functioneren van organisaties en de manier waarop diensten en goederen geproduceerd, vastgelegd en opgeslagen, en gedistribueerd worden. “Twee zaken zijn daarbij belangrijk,” zegt Hilhorst: “Enerzijds zijn dat de gegevens van de organisatie om een beslissing te kunnen nemen. Hoe staan we er voor? Wat loopt er operationeel? Moeten we bijsturen? Daarvoor moet je als controller weten welke data je gebruikt. Die gegevens moeten kwalitatief goed zijn. Je moet weten welke data uit welke systemen je moet kunnen combineren. Dat geldt voor de dagelijkse operatie, maar ook voor de toekomst. Daarom moet je als controller ook weten welke risico’s er zijn voor de continuïteit van de organisatie. Want als je IT-systemen niet op orde zijn, of je wordt gehackt, kan de continuïteit van je organisatie in gevaar komen. Als er problemen zijn met privacy of security, kan dat zelfs leiden tot reputatieschade voor de organisatie.”

Data als nieuw verdienmodel

"Daarnaast," vervolgt Hilhorst, “worden IT en data steeds belangrijker voor nieuwe business. Wanneer organisaties nieuwe verdienmodellen ontwikkelen, spelen IT en data steeds vaker een rol als onderdeel van nieuwe producten. Neem bijvoorbeeld Philips. Philips heeft altijd consumentengoederen ontwikkeld, maar richt zich nu op healthcare. Daar zijn software en data onderdeel van hun producten. Zelfs een elektrische tandenborstel meet tegenwoordig al of je goed en vaak genoeg poetst. Of denk aan accountants. Ook zij hebben tooling nodig om hun analyses te doen. Daarmee zijn IT en data een heel belangrijk onderdeel geworden, niet alleen van hun interne processen, maar ook van hun dienstverlening.”

Gezond verstand

“IT wordt vaak nog wel als spannend gezien,” vervolgt Hilhorst. “Er zit veel jargon in. Maar het is ook leuk en het vraagt vooral veel gezond verstand. Als je investeert moet je nadenken over: welk organisatieprobleem los je eigenlijk op? Als je met data gaat werken: welke vraag wil je beantwoord hebben? Wat is het doel daarvan? En juist omdat de controller dat businessinzicht met de financiële informatie kan combineren, heeft hij of zij daar een heel waardevolle rol in. Een controller kan zich richten op operationele efficiency, maar ook of de organisatie met genoeg focus de goede investeringen doet om straks waarde toe te voegen, gericht op groei.”

Leer begrijpen wat er gebeurt

“Dat betekent dat je je moet scholen. Je moet zorgen dat je het onderwerp snapt,” zegt Hilhorst. “Het is echt een vakgebied. Tegelijkertijd moet je je niet omver laten blazen door ingewikkelde termen. Je moet leren begrijpen wat er gebeurt. Je hoeft de technologie zelf niet te gebruiken. Je moet de juiste vragen leren stellen om te snappen hoe de technologie wordt toegepast en hoe risico’s worden beheerst. En ze ook durven stellen!”

De juiste vragen

Om een concreet voorbeeld te geven. Wat is de eerste vraag die je moet stellen als je bijvoorbeeld een investering overweegt? Hilhorst: “De eerste vraag is: welk probleem wordt hiermee opgelost of welke waarde wordt hiermee toegevoegd? Vervolgens: welke risico’s zien we? En hoe kunnen we die risico’s verminderen? Als je zo’n investering niet aan je vader of moeder kan uitleggen, dan klopt er iets niet. Dan moet je doorvragen. Leg maar uit wat je gaat doen in begrijpelijk Nederlands. Dan heeft de ander de plicht het nog een keer zo uit te leggen dat je het wel begrijpt. Of dat nu de leverancier, de consultant of de directeur is. Jij als controller bent dan vervolgens kundig genoeg om de vragen te kunnen stellen die nodig zijn. Maak de risico’s inzichtelijk en zorg voor maatregelen.”