Lange termijn richten, korte termijn sturen

Dat veranderingen steeds sneller gaan wisten we allemaal wel. Maar op dit moment lijkt alles tegelijk te veranderen. Kort cyclisch sturen is noodzakelijk. Maar hoe pak je dit op directieniveau aan? In dit artikel vind je een praktische methode in vijf stappen.

Stap 1. Bepaal mijlpalen voor het komende kwartaal

Veel bedrijven werken met een jaarcyclus voor het formuleren van doelen. We brengen dit naar een kwartaalcyclus. Formuleer de strategisch doelen van de organisatie in kernachtige aansprekende formuleringen en maak scherp, in mijlpalen per maand, wat dit kwartaal bereikt moet worden om de doelen te behalen. Voordeel van concreet geformuleerde mijlpalen is dat doelen heel zichtbaar worden en tussentijdse resultaten makkelijker gevierd kunnen worden.

Stap 2. Gebruik visual management: het FOCUS-bord

Om een goed overzicht te houden op de strategische doelen en de bijbehorende mijlpalen is het gebruik van visual management noodzakelijk: het FOCUS-bord.

Het FOCUS-bord geeft visuele ondersteuning voor kort cyclische sturing om strategische doelen te bereiken. Het start met de lange termijndoelen, vertaald in: wat betekent dit voor dit kwartaal en wat moet er dan deze maand af zijn, de mijlpalen.

Het bord bevordert ook de samenwerking in het team. Doordat alle doelen en mijlpalen in één oogopslag voor iedereen zichtbaar zijn heeft het hele team overzicht. Door het simpele feit dat er geen honderd mijlpalen op het bord passen, breng je automatisch focus aan op de belangrijkste onderwerpen. Vandaar: FOCUS-bord.

Loop met het team minimaal iedere week kort door het bord om te bepalen of de doelen bereikt worden en/of er nog hulpvragen zijn of dat er belemmeringen zijn die moeten worden opgelost.

Voorbeeld van een FOCUS-bord:

Je kan dit bord fysiek op locatie maken als het team ook regelmatig op locatie is. Ben je met het team nog veel aan het thuiswerken kan je het bord ook virtueel inrichten. Er zijn hier verschillende tools voor zoals: Jira, Trello of MS planner (ook binnen MS teams).

Stap 3. Review de resultaten

Als het kwartaal is afgelopen staat het team stil bij hoe het kwartaal is verlopen. Welke doelen zijn behaald en welke niet? Welke mogelijke problemen waren er en hoe zijn die opgelost? Wat leren we hiervan? Gebruik hierbij in de organisatie verzamelde gegevens om dit resultaat te onderbouwen; ‘data driven’ en ‘fact based’ zijn termen die hier belangrijk zijn.

Stap 4. Kijk terug naar de samenwerking in het directieteam

Naast te kijken naar behaalde resultaten is het verstandig om met het team ook te onderzoeken hoe de samenwerking in het team verloopt. Doel hiervan is om met elkaar te evalueren wat er in de samenwerking goed gaat en wat er beter kan. Door hierbij stil te staan komt er expliciet aandacht voor verbeteringen bij en door het team. Dit zorgt voor een effectievere samenwerking en betere resultaten. 

Stap 5. Maak een nieuwe planning

Na het terugkijken kijken we weer vooruit. Het directieteam bepaalt de inhoud van het nieuwe bord, de planning. Voor het komende kwartaal bepaal je opnieuw de mijlpalen per maand, vastgesteld in lijn met het langere termijn doel.

De kwartaalcyclus is vaak al een enorme verbeterslag als men gewend is om met een jaarplanning te werken. Als de kwartaalplanning je makkelijk afgaat, kijk dan of je naar een rolling forecast per maand toe kan werken. Je bepaalt hier dan doelen voor de komende maand op basis van de strategische doelen. Door zo kort-cyclisch te werken geeft het je de mogelijk om beter in te spelen op veranderingen. 

Bewezen methode

Deze methodiek is een krachtig middel in de besturing van een organisatie. Het is bewezen bruikbaar in zowel de grote corporate als een internationale financiële dienstverlener maar ook kleinere organisaties zoals woningcoöperaties, zakelijke dienstverleners en scale ups.

De kern van kort cyclisch sturen blijft voor iedere organisatie focus houden op de strategisch doelen en wendbaar te zijn in de weg ernaartoe. Zeker nu!