Als mede-eigenaar van drie apotheekvestigingen zag Nada Al-Rubaiee dat er verbetermethoden als Lean, Six Sigma en Flow ingevoerd werden zonder het team volledig mee te nemen. ‘Ik zag van dichtbij dat het niet werkt, omdat de toepassing en uitleg naar het personeel niet op de juiste manier gebeurt. Daarom wilde ik zelf leren hoe deze managementtheorieën in elkaar zitten en ben ik het Lean Leadership Program aan Nyenrode Business Universiteit gaan doen’, vertelt Al-Rubaiee.
‘Veel zorgbedrijven, of het nou apotheken, huisartsen, of medische bedrijven zijn, voeren Lean in zonder het te begrijpen en goed te communiceren. Uiteindelijk haal je er dus niet uit wat je wilt’, zegt Al-Rubaiee. ‘Om een voorbeeld te geven: een apotheek is een organisatie waar je patiënten te woord staat, geen productiebedrijf. Toch wordt het door sommige farmacieketens als een productiebedrijf behandeld en worden er theorieën als Lean toegepast. En daar gaat het mis, want de kwaliteit richting de patiënt wordt er niet beter van. Je kan de fabrieksmatige processen bij apotheken en huisartsen echter wel optimaliseren. Zo heb ik een organisatie geholpen de herhaallijn voor het bestellen van herhaalmedicatie te implementeren; dit betekende een enorme tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering.’
Voorwaarden
Al-Rubaiee is van mening dat er verschillende voorwaarden zijn waar een zorgorganisatie aan moet voldoen om Lean succesvol te kunnen toepassen. ‘Denk hierbij aan draagvlak bij de medewerkers, begrip voor het belang en nut van Lean, een duidelijke procesbeschrijving en implementatie. Lean is geschikt voor organisaties met routine- of fabrieksmatige processen.’
Adviseren
Inmiddels is Al-Rubaiee partner bij een adviesbureau voor zorgprofessionals. ‘Ik begeleid bedrijven financieel en strategisch. Sinds de opleiding kan ik gerichter advies geven. Ik begrijp de theorieën beter en ken de voorwaarden om Lean wel of niet succesvol te kunnen toepassen. Als het gaat om enkel medicatie leveren zonder begeleiding of gerelateerde zorgactiviteiten – dus puur het leveren van een product – kan Lean een efficiëntieslag betekenen, met lagere kosten en optimaal resultaat. Als het gaat om kwaliteitsverbetering bij medewerkers zou Lean toegepast kunnen worden bij routinematige klantgesprekken; de afhaalbalie in de apotheek bijvoorbeeld, waar de patiënt meestal met één specifieke vraag komt: kan ik mijn herhaalmedicijnen krijgen? Hier kan de gesprekskwaliteit verbeterd worden. Voor complexere vragen zou de patiënt via een andere route in de apotheek geholpen kunnen worden. Lean helpt als het goed in het routinematige proces geïmplementeerd is.’
Diepte
‘De docent begreep goed wat het betekent om Lean uit te voeren in de zorg. Ook het niveau van de medestudenten was hoog, met uiteenlopende posities op zowel operationeel als managementniveau. Dat gaf diepte aan onze brainstormingsessies, om samen een opdracht op te lossen. Dat vond ik echt een toegevoegde waarde ten opzichte van andere aanbieders van de opleiding.’
Amerika
Momenteel is Al-Rubaiee bezig met een opleiding voor Doctor of Health Administration in Amerika. ‘Met deze opleiding kan ik ministeries, zorgverzekeraars, maar ook zorgverleners adviseren hoe zij naar de zorgsector moeten kijken en anders moeten opereren om meer en betere kwaliteit te leveren aan de patiënt én de kosten te verlagen. Het Lean programma van Nyenrode was een mooie stap om mijn opleiding in Amerika voort te kunnen zetten, want daar zie je ook dat ze bezig zijn met Lean binnen de bedrijfssturing; vooral ook binnen de zorgsector.’
In het Lean Leadership Program focus je gedurende twee dagen op de nieuwe vormen van leiderschap die Lean vraagt. Bijvoorbeeld omdat in een Lean-organisatie elke medewerker vanuit een autonoom team werkt. Als het gaat om de transformatie naar Lean, vraagt dit ook nieuwe vaardigheden van jou als leidinggevende. Behalve inzicht in de proceskant van Lean, heb je ook coachingsvaardigheden nodig op basis van de Lean-filosofie.