“Maak vrienden in een project voordat je ze nodig hebt”

Een succesvol project is afhankelijk van de steun die je weet te winnen bij betrokken partijen – binnen- en buiten je organisatie. Toch maken de meeste projectmanagers stakeholders nog geen vast onderdeel van hun plannen. Onterecht, vindt Wietze Smid, docent in de masterclass Advanced Project Management. Smid vertelt over het belang van intern draagvlak, het bouwen aan een win-winrelatie en op tijd vrienden maken.  

Voor Smid loopt het omgaan met stakeholders als een rode draad door zijn carrière. Na een start als journalist werd hij beleidsmedewerker en persvoorlichter in de Tweede Kamer. Vervolgens was hij, als politiek assistent van de minister van Buitenlandse Zaken, het ‘oliemannetje’ dat contacten onderhield met alle partijen die betrokken waren bij besluitvorming. Na periodes bij de afdeling public affairs van de NS (“een heftige tijd van zware winters en Fyra-treinen”) en bij AkzoNobel, helpt hij inmiddels als director bij Confidant Partners, een strategisch communicatiebureau in Amsterdam, en als zelfstandige al vijf jaar organisaties met hun stakeholdervraagstukken.

Bouwen aan een win-winrelatie

Smid merkt dat veel projectmanagers stakeholders niet zien als onderdeel van hun core business. Ten onrechte, denkt hij, want een goede samenwerking met stakeholders kan veel opleveren: “De kunst is het creëren van een win-winsituatie. Dat doe je door je te verdiepen in hun belangen: wat willen ze bereiken en kan ik daaraan bijdragen? Waar kunnen we samen optrekken om ons gezamenlijk belang te realiseren? Zo bouw je aan die win-winrelatie, waar je soms wat geeft en soms wat neemt.”

Oefenen met drie blokken

Smids aanpak bestaat uit drie blokken: “Allereerst: krijg je alle signalen die er zijn in de binnen- en buitenwereld goed op tafel? Wie zijn je stakeholders, wat zijn hun belangen? Je categoriseert ze, bijvoorbeeld op hoeveel invloed ze hebben, en bepaalt zo hoeveel aandacht je aan ze moet besteden. Stap twee is planvorming: wat zijn je doelen? En tot slot: hoe kan je samen met de stakeholders je doelen behalen? Deelnemers aan de masterclass oefenen met deze blokken en met ondersteunende modellen, zoals het krachtenveld van stakeholders en de issuematrix. Ook worden concrete casussen behandeld, zoals het faillissement van het Slotervaartziekenhuis, en werken de deelnemers in groepjes aan hun stakeholderaanpak.”

Daarbij is de balans tussen voorbereiding en uitvoering belangrijk. Smid: “Twee derde van je aanpak is interne voorbereiding, en een derde is de daadwerkelijke interactie met je stakeholders. Doe je te veel aan voorbereiding, dan krijg je niks gedaan en blijft het bij een papieren exercitie. Maar bereid je je te weinig voor, dan riskeer je een verhaal met te weinig bewijs, te weinig inhoud, en soms ook te weinig mandaat vanuit je eigen organisatie.”

Intern en extern draagvlak

Een vraag die tijdens de masterclass veel gesteld wordt, is hoe je intern draagvlak creëert. Smid: “Het is heel belangrijk dat je vooraf een plan maakt rond de stakeholders in je organisatie. Van wie heb je capaciteit nodig? Zijn er belangrijke sponsors binnen de organisatie die je graag wil betrekken? En hoe houd je hen aangehaakt bij jouw voortgang?”

Aan de andere kant moeten deelnemers rekening houden met een ingewikkelder wordende buitenwereld. “Zo zijn er zijn steeds meer actiegroepen die zich verenigen, en wordt het voor buitenstaanders steeds makkelijker om informatie over organisaties op te vragen. En als bijvoorbeeld omwonenden of de lokale politiek zich tegen je keren, kan dat zelfs je bestaansrecht als organisatie bedreigen. Denk aan de elektrische deelscooters in de grote steden: na lokale weerstand zijn die op een aantal plekken inmiddels helemaal verboden.”

Op tijd vrienden maken

Communicatie is volgens Smid een randvoorwaarde voor goed stakeholdermanagement. "Communiceer met regelmaat, transparant en zo goed mogelijk afgestemd op de ontvanger. Breng voor elke stakeholder in kaart wat voor manier van communiceren die partij prettig vindt. Ik ben heel erg van de integrale aanpak: ik raad projectmanagers dus aan om ook iemand van communicatie in hun team te hebben, of in ieder geval mee te laten denken.”

Smid ziet ook dat projectmanagers ‘lastige’ stakeholders, zoals uitgesproken tegenstanders, helemaal vermijden. “Heel onverstandig: zo’n stakeholder kan heel veel invloed hebben op jouw reputatie of je business. Dus steek juist bij hen tijd in het achterhalen van hun belang. Vraag goed door, houd in de gaten wat ze zelf communiceren over hun doelen. En start op tijd: ik open mijn college met de raad ‘maak vrienden voordat je ze nodig hebt’. Als je daarmee pas begint als je al in de problemen zit, dan ben je te laat.”