Observatie in coronatijd – Hoe blijf je connected?

Over het wedervaren van accountants in Coronatijd is al veel geschreven, waaronder op accountant.nl en via andere (social) media platforms. Mijn collega’s Ernest Ouwejan en Vera Bik hebben eerder geschreven over de parallel tussen het Coronavirus en fraude [Blog Corona en fraude], respectievelijk over het digitale leren in Coronatijd [Blog Corona en leren]. De coronacrisis heeft op een aantal vlakken parallellen met de kredietcrisis, waaronder betreffende het onderwerp continuïteit, maar zeker niet daartoe beperkt. Al weer heel wat jaren geleden schreef ik samen met Jan van der Windt een tweeluik over de impact van de kredietcrisis op de controle van de accountant (Deel I Continuïteit, Verbonden partijen, Reorganisatie en Deel II Risico-analyse, klantrelatie, IB omgeving, accounting issues). Veel van wat we toen schreven is helaas akelig actueel in de huidige tijd.

In dit blog wil ik de vinger leggen bij het onderwerp Observatie (waarneming ter plaatse). Over het thema Waarneming ter plaatse schreef ik eerder al twee inhoudelijke artikelen op www.accountant.nl. Samenvattend kwam het er op neer dat Waarneming ter plaatse bij uitstek geschikt is in het kader van het identificeren van risico’s, en dat er tegelijkertijd weinig tot geen controle-informatie aan kan worden ontleend. Met de bijgevoegde links kan de geïnteresseerde lezer zich hierin verder (inhoudelijk) verdiepen. WtP - Denk aan het Wow!-effect! en WtP - Een zwakke controlemaatregel.

In dit blog wil ik het niet zozeer vakinhoudelijk over Corona hebben, maar eerder beschouwend focussen op een heel specifiek aspect van de huidige Corona-tijd: het werken op afstand. Enkele relevante aspecten, die ik hierna verder uitwerk, zijn:

• Hoe geef je dit vorm?
• Met wie wil je verbinden?
• Met welke frequentie wil je (beeld)communiceren?
• Privacy aspecten.

Hoe geef je dit vorm?

Welke communicatievorm kies je?

Uitgangspunt is dat sprake is van fysieke afstand. Minstens 1.5 meter. Premier Rutte heeft recent duidelijk gemaakt dat dit het “nieuwe normaal” gaat worden voor de komende tijd. Naast 1.5 meter afstand geldt ook een samenscholingsverbod, fysieke samenkomsten van mensen in grotere groepen is er in beginsel niet meer bij. Controleteams als geheel komen dus de komende tijd niet meer bij elkaar, en gaan niet meer samen als team naar de locatie van de opdrachtgever. Dat betekent dat in de meeste gevallen overgeschakeld zal moeten worden op een vorm van digitale communicatie. En observatie… Hoe geef je die observatie dan vorm? Observatie is per definitie visueel van aard. Dat betekent dat de communicatie ook beeld zal moeten bevatten. Of dat nu via Facetime gaat, via Starleaf, KPN Videoconferencing, Zoom of Teams. Als je dus in Corona-tijden aan observatie wilt doen, is beeld dus onmisbaar.

Met wie wil je verbinden?

Als je wilt gaan observeren in Coronatijden is één van de eerste vragen die aan de orde moet komen: met wie wil je verbinden? In dit blog gaat het me niet zozeer op hoe accountants c.q. leidinggevenden op een accountantskantoor verbinding zoeken met collegae. Dat zou overigens nog een afzonderlijk blogonderwerp kunnen zijn. Het gaat me nu vooral om met wie van de opdrachtgever je wilt verbinden. Op het eerste gezicht lijkt dat een gemakkelijke vraag, bijvoorbeeld als sprake is van een MKB controlecliënt. Want je contact met de controller of dga kan je toch gewoon handhaven? Mijn primaire antwoord zou  ‘ja’ zijn. Maar of je het bij deze twee contactpersonen kunt laten is maar zeer de vraag. Het gaat er bij observatie immers om dat je sfeer opsnuift, dat je waarneemt wat er gebeurt, in het bedrijf zelf. En in Coronatijden is de sfeer op locatie in veel gevallen veranderd. Want bij de cliënt werken ook veel mensen vanuit huis. Dus die sfeer, of iets preciezer: die interne beheersingsomgeving, die omgeving waarin zich risico’s manifesteren, bevindt zich niet op de fysieke locatie, maar is virtueel geworden. Voor de Coronatijd was het natuurlijk ook al zo dat niet alle sfeer fysiek waarneembaar was, maar sinds Corona is nagenoeg uitsluitend sprake van een virtuele sfeer. En die virtuele sfeer is veel moeilijker op te snuiven, waar te nemen. En het controleren op basis van verschillende onafhankelijke informatiebronnen (triangulation) zul je nu dus ook anders moeten vorm geven. We zien dat er in Coronatijd heel veel creatieve ideeën ontstaan. Daarom kan ik me beperken tot één suggestie (zodat je je gestimuleerd weet om zelf creatieve oplossingen aan te dragen): weeg per cliënt af met welke eigenaren van of hoofden van bedrijfsprocessen (inclusief de logistieke processen als die er zijn) je aanvullend zou willen communiceren “om te observeren”. Zo kun je je voorstellen dat het zinvol kan zijn om beeldcommunicatie op te zetten met het Hoofd van de afdeling Logistiek, of Hoofd Verkoop. Beide functies zullen je overigens ook aan interessante impactanalyses kunnen helpen als het gaat om de continuïteitsinschatting, maar daar gaat het me in dit verband niet om, dat is bijvangst. Het gaat er om dat je sfeer opsnuift, dat je waarneemt middels beeldcommunicatie hoe de betrokken medewerker of directeur in zijn vel zit, hoe hij zijn werk inricht, hoe hij de business monitort, tegen welke issues getriggered door Corona (bedrijfsrisico’s, jaarrekeningrisico’s) hij aanloopt, welke creatieve oplossingsrichtingen worden gekozen, welke impact dat vervolgens weer heeft op de controle. Let daarbij ook op de non-verbale communicatie: wekt de persoon een chaotische indruk, straalt hij rust uit, oogt hij bezorgd of neem je een geactiveerde Corona-modus waar?[i]

Hiervoor werd nog een relatief eenvoudige context omschreven, waarin veel 1-op-1 contact plaatsvindt door één persoon (vanuit accountantsperspectief). Maar neem nu eens een grotere, meer complexe cliënt in gedachten, bijvoorbeeld een internationale groepscontroleopdracht. Hoe ga je observatie dan vorm geven? hoe weet de verantwoordelijke accountant nu wat er allemaal gaande is bij de cliënt in verschillende delen van de wereld op verschillende niveaus binnen de cliëntorganisatie? Deze vraag brengt op de suggestie om specifiek in Coronatijden een communicatie-observatieplan op te stellen waarin de verantwoordelijke accountant alle leden van het controleteam expliciet koppelt aan medewerkers van de cliëntorganisatie, waarbij de controleteamleden worden geïnstrueerd om niet alleen te communiceren (waaronder luisteren), maar ook actief waar te nemen op geregelde tijdstippen, en daarover expliciete terugkoppeling te geven aan de verantwoordelijke accountant.  

Frequentie van observatie via beeldcommunicatie

Bij het vormgeven van een communicatieplan is een afzonderlijk aandachtspunt hoe vaak je met medewerkers/eigenaren van de cliëntorganisatie contact wilt onderhouden. In een normaal busy season zit je als team wekenlang fysiek op de cliëntlocatie gedurende minimaal acht uur per dag. In het “nieuwe normaal” busy season is fysiek bij de cliënt aanwezig zijn waarschijnlijk beperkt tot nul weken gedurende maximaal nul uur per dag. Omdat de locatie verschilt (bij de cliënt versus thuis) is sprake van een compleet andere realiteit. Vanwege dit extreme verschil is het aan te raden de frequentie van mondelinge beeldcommunicatie zo hoog als praktisch uitvoerbaar te stellen, rekening houdend ook met efficiencyvraagstukken. Even een gedachte-experiment (ik heb wildere ideeën voorbij zien komen, dus waarom niet een beetje out-of-the-box denken?): zou er wat op tegen zijn om bij de grotere cliënten gewoon gedurende de dag die online verbinding open te laten staan met bijvoorbeeld financieel medewerkers?[ii] Dit brengt dan misschien ook wel weer andere vraagstukken met zich mee. Zo schreef ik onlangs een artikel op accountant.nl (Nieuw zicht op de accountant-cliëntrelatie) waarin close cliëntcontact mogelijk kan leiden tot nieuwe onafhankelijkheidsvraagstukken[iii]. Vermoedelijk zal een dergelijk vraagstuk in Coronatijden parallel lopen met een andere vorm van samenwerking waarbij de accountant de MKB-cliënt helpt met overleven, door gebruik te maken van verschillende overheidsregelingen bijvoorbeeld. De online beeldcommunicatie gedurende langere duur op een dag cq de frequentie van het cliëntcontact kent zo verschillende perspectieven. Het is goed om je daarvan bewust te zijn, en je niet te laten meeslepen in een hectische tijd als deze en daarin een persoonlijke mening te vormen. 

Privacy aspecten

Nieuwe vormen van (video- en audio)communicatie brengen ook nieuwe vraagstukken met zich mee. Ik noem er drie:

• Het ene communicatieplatform schijnt gevoeliger te zijn voor privacy issues dan het andere. Zo schrijven media bijvoorbeeld over het punt dat Zoom een lichtere beveiligingsvariant heeft gekozen voor wat betreft versleuteling van communicatie.
• Als je beeldcontact hebt met mensen die thuis werken, bestaat er ook zicht op de huisinrichting, komen privé personen mogelijk in beeld, e.d.. Dergelijke privacy issues kunnen in sommige communicatietools worden ondervangen door het blurren van de achtergrond. Dan heeft de accountant even goed zicht op non-verbale communicatie aan de andere kant van de lijn.
• Sommige communicatietools hebben de mogelijkheid om het beeldmateriaal op te nemen. Dat brengt ook privacy- en andere vraagstukken met zich mee (met name gericht op hergebruik of verspreiding van dat beeldmateriaal). Het is verstandig om hierover afspraken te maken.

Het is mooi om te zien hoeveel positieve activiteit juist in Coronatijden ontstaat (naast de vele negatieve kanten die de crisis ook in zich heeft). Ik hoop met dit blog een bijdrage te leveren aan het op nieuwe wijze invulling geven aan Observatie. Toen ik mijn wijlen schoonvader eens vroeg of hij het niet leuk zou vinden om eens een trip te maken naar een hoofdstad in het buitenland, antwoordde hij: “Hoe bedoel je? Ik ben overal al geweest.” Via internet had hij meer steden bezocht dan een gemiddeld mens fysiek in staat is te bezoeken. Ik bedoel maar.

Graag sluit ik af met een positieve uitspraak die ik op 3 april jl. op de BNR-zender hoorde:

“Als het niet gaat zoals het moet, dan moet het maar zoals het gaat”. Probeer er iets moois van te maken!