Omgaan met veranderingen kan een forse opgave zijn bij bouwprojecten

Omgaan met veranderingen kan een forse opgave zijn voor alle partijen die betrokken zijn bij bouwprojecten.Wel belichten enkele uitdagingen waar opdrachtnemers mee te maken krijgen bij het opvangen en controleren van wijzigingen in bouwprojecten.

Omgaan met veranderingen, of ‘management of change’, kan een forse opgave zijn voor alle partijen die betrokken zijn bij bouwprojecten. Helaas is het zo dat vrijwel elk project met wijzigingen te maken krijgt, niet in de laatste plaats vanwege het feit dat, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de auto-industrie, elk project uniek is. Het omgaan met en verwerken van wijzigingen vereist vaak een forse inzet van tijd en personeel, en is niet zelden de oorzaak van geschillen.

Er dient te worden opgemerkt dat de in dit artikel gebruikte term ‘wijziging’ meer omvat dan een wijziging zoals bedoeld in de UAV en UAV-gc; kortgezegd wordt hiermee elke veranderingen ten opzichte van de oorspronkelijke (en dus contractueel vastgelegde) situatie bedoeld.

Soorten wijzigingen

Alhoewel wijzigingen in allerlei variëteiten voorkomen, kunnen ze in het algemeen in de volgende categorieën worden ingedeeld:

• Wijzigingen in de eisen van de klant (functioneel, maar ook werkvolgorde, planning, ontwerp, enzovoort);
• Wijzigingen in wet- en regelgeving;
• Veranderde hoeveelheden;
• Veranderende omgeving (weersomstandigheden, toegang tot site, vergunningen)

Het is natuurlijk in het belang van alle betrokken partijen om zich bewust te zijn van de impact die wijzigingen kunnen hebben op het project. Waar het voor de opdrachtnemer veelal beperkt blijft tot het (financiële) resultaat van het project kunnen de gevolgen voor de opdrachtgever zelfs de onderliggende business case raken.

Standaard contractvormen

De meeste standaard contractvormen bevatten een specifieke procedure waarin wordt omschreven op welke manier er met wijzigingen moet worden omgegaan – vooral gekoppeld aan de financiële gevolgen van deze wijzigingen en hoe hier overeenstemming over bereikt dient te worden. Dit soort specifieke procedures zouden in theorie in het voordeel van het project in algemene zin moeten zijn, meer specifiek de (financiële) afronding ervan, omdat het langdurige onderhandelingen aan het eind van het project kan helpen voorkomen.

FIDIC en de UAV(-gc) volgen deze benadering ook, en bevatten een gedetailleerde en helder omschreven aanpak voor het omgaan met wijzigingen.

Veel voorkomende problemen

Voor de meeste opdrachtgevers is prijszekerheid een prioriteit; de wens om (de effecten van) wijzigingen controleerbaar te houden is derhalve begrijpelijk. Deze zekerheid is voor opdrachtnemers echter even belangrijk, maar alhoewel beide partijen hetzelfde doel lijken na te streven leert de ervaring dat bepaalde discussiepunten regelmatig terugkeren:

• Overeenkomsten die worden afgesloten terwijl het ontwerp nog niet definitief is, wat kan leiden tot veel wijzigingen;
• Onvoldoende capaciteit voor het verwerken en controleren van wijzigingen;
• Onwil van partijen om op voorhand tarieven af te spreken;
• Onenigheid over hoe om te gaan met risico’s en onvoorziene kosten (opslagen);
• Beperkte tijd om wijzigingen goed te onderzoeken en volledig te beprijzen; 

Impact voor hoofdaannemers

Op veel (met name Design & Build) projecten proberen opdrachtgevers de betrokkenheid van hun (externe) adviseurs te beperken zodra het project de uitvoeringsfase in gaat – de gedachte is vaak immers dat hun verantwoordelijkheden op dat moment bij de hoofdaannemer (opdrachtnemer) liggen. De taken van een kostendeskundige worden bijvoorbeeld beperkt tot het valideren van meerwerk en beoordeling van betalingsverzoeken omdat de opdrachtgever geen kosten wil maken voor het nader onderzoeken van verschillende wijzigingsscenarios. Dit geldt ook voor mogelijke kosten voor ontwerp van aan wijzigingen verbonden alternatieven.

Als gevolg hiervan wordt vaak verwacht dat de opdrachtnemers gedetailleerde begrotingen maken voor wijzigingen die:

1. qua ontwerp niet goed zijn gedefinieerd;
en/of
2. Niet voorzien zijn van informatie die nodig is voor het opstellen van een goede begroting zoals hoeveelheden, planningen en dergelijke.

Wat hierbij niet helpt is dat de eerder genoemde mechanismen voor het omgaan met wijzigingen vaak strikte tijdslimieten voor het reageren voorschrijven, wat de werkdruk van het projectteam aanzienlijk kan verhogen, en de kwaliteit niet ten goede komt. Ook kan het er voor zorgen dat verzoeken tot wijziging pas laat, of soms met een ‘nee’ worden beantwoord, wat de relatie tussen de contractpartijen onder druk kan zetten.

Onwil om vooraf prijzen af te spreken

Het in een vroeg stadium helder krijgen van de gevolgen in geld (en tijd) van wijzigingen is niet altijd eenvoudig. Opdrachtnemers moeten zeker zijn dat ze alle relevante factoren hebben meegenomen in hun overweging, en gegeven de grotere onzekerheid van het maken van een begroting onder grote tijdsdruk spelen zaken als winst/verlies, overhead en met name risico een belangrijke rol. Opdrachtgevers daarentegen zitten in een situatie die ze in de meeste gevallen al niet hadden gebudgetteerd, en moeten onder grote druk beslissen of ze de aanbieding van de opdrachtnemer aanvaarden en tot instructie overgaan. Zijn de juiste aannamen gedaan, de risico’s juist ingeschat en zijn de marges voor de faalkosten niet te hoog ingeschat?

Dit heeft vaak tot gevolg dat de partijen de situatie op zijn beloop laten en weliswaar overgaan tot uitvoering, maar verzuimen om concrete afspraken vast te leggen. Hierdoor wordt de discussie alleen maar uitgesteld tot een later tijdstip. Niet alleen maakt dit de discussie doorgaans alleen maar lastiger, deze manier van doen gaat lijnrecht in tegen het idee achter het afspreken van contractuele mechanismen (procedures) om met wijzigingen om te gaan.

Praktische overwegingen

Contractpartijen doen er verstandig aan om de volgende praktische zaken in het achterhoofd te houden wanneer er zich wijzigingen aandienen:

• Houd contractuele vereisten, zoals tijdslimieten, in het oog;
• Wees kritisch op de kwaliteit van de omschrijving en/of het ontwerp van de voorliggende wijziging:
  • Accepteer dat het tot een acceptabel niveau brengen van een ontwerp tijd en geld kost, reserveer deze resources en wees hier helder over naar de wederpartij;
  • Maak duidelijk welke aannamen zijn gedaan, en welke onzekerheden en risico’s er bestaan en of deze zijn ingeprijsd;
  • Besteed voldoende tijd aan de kostenraming;
  • Voer een open dialoog en reserveer hier tijd voor;
  • De impact van een wijziging kan ook het werk van onder- en nevenaannemers beïnvloeden. Denk hieraan en onderneem actie waar nodig;
  • Stel een nieuwe planning op met daarin de nieuwe werkzaamheden en eventueel benodigde bouwtijdverlenging duidelijk aangegeven;
• Betrek beide partijen actief in het proces;
• Onderschat de vereiste manuren e.d. niet, zeker niet als er veel wijzigingen worden verwacht. In sommige gevallen brengt het behandelen van wijzigingen tijdens het werk even veel werk met zich mee als het voorbereiden van de aanbieding van het oorspronkelijke werk;
• Op de meeste projecten, maar met name bij Design & Constructwerken, is er input nodig van alle disciplines;
• Voor (financieel) grote wijzigingen vereisen bedrijfsprotocollen in de meeste gevallen een grondige behandeling door senior management en/of directie, wat een flinke doorlooptijd met zich kan meebrengen.

Samengevat

Wijzigingen treden op nagenoeg elk project op, en alhoewel niet kan worden verwacht dat deze zonder slag of stoot worden verwerkt is het wenselijk om afspraken te maken over processen hoe hier mee om te gaan. Het is hierbij echter van het grootste belang dat deze mechanismen praktisch en haalbaar zijn, en dat de betrokken partijen zich houden aan wat er contractueel is afgesproken.