Overtuigen doe je niet alleen met een goed inhoudelijk verhaal

Je hebt een geweldig idee, dat echt relevant is voor je organisatie. Maar ondanks dat je erop blijft wijzen, wordt het toch niet opgepakt. “Dit is een van de situaties waarbij je je kunt afvragen of je het voorstel anders moet presenteren.” Dat zegt Selma Spaas, directeur Executive Education van Nyenrode Business Universiteit. “Als je daarbij óók de opvattingen van alle stakeholders vroegtijdig én helder in beeld hebt, kan je vaak deuren openen die eerder gesloten leken. Inzichten als deze komen aan bod in het programma, Influence & Impact. Een nieuw programma binnen Nyenrode waarin deelnemers essentiële inzichten en vaardigheden leren om hun invloed en effectiviteit te vergroten en ideeën aantrekkelijker te maken.”

Op de juiste manier positieve invloed uitoefenen heeft volgens Spaas alles te maken met bewustwording, zowel van je omgeving als van jezelf. Die bewustwording omvat veel verschillende facetten: “Houd je in een pitch bijvoorbeeld voldoende rekening met de belangen én de zorgen van je gesprekspartner? Bedenk je vooraf hoe je je jouw voorstel zo kan bijstellen, dat het meer draagvlak krijgt? Ben je je bewust van je eigen lichaamstaal, en je manier van praten in een meeting?

Een goede speelveld-analyse vooraf

Spaas beschrijft een voorbeeldcasus waarin een HR-adviseur een hoog ziekteverzuim op een afdeling grondig wil aanpakken. De adviseur wil streven naar een halvering van het verzuim, en suggereert daarbij de werkdruk te verlagen door de output te verminderen, of extra mensen aan te nemen. “Die eerste suggestie staat echter ver af van de realiteit van de betreffende teammanager, die vanwege de hoge productiedruk juist meer prestaties van de afdeling nodig heeft. De tweede stuit op weerstand van de operationeel manager, die gezien de nieuwe productontwikkelingen de productiekosten laag moet houden. En dan is er uiteindelijk de CEO die weinig ruimte meer heeft onder de winststreep.”

Spaas benoemt het risico dat de stakeholders de HR-manager in deze casus niet serieus nemen. “Met een goede analyse van de verschillende belangen vooraf, had die manager waarschijnlijk minder zwaar ingezet, en bijvoorbeeld eerder gekeken naar alternatieven om de medewerkers in lichtere mate te ontzien, zoals de introductie van een vitaliteitsprogramma.”

Ambassadeurs vinden

In een ander voorbeeld noemt Spaas een IT-manager die het computersysteem wil verbeteren, maar hiervoor geen steun krijgt binnen het MT. “Tevergeefs blijft de manager het voorstel op dezelfde manier op de agenda plaatsen. De IT’er kan hierdoor minder goed werk leveren en de organisatie loopt mogelijk een relevante verbetering mis.” Het is volgens Spaas essentieel om te begrijpen waar het hier precies misgaat. “Wellicht lagen de bezwaren bij de eindgebruiker, die gereserveerd is over het werken met wéér een nieuw systeem. Als je de gebruikers van tevoren al betrekt in je plannen en iets van hun wensen meeneemt, heb je misschien al ambassadeurs voor je voorstel voordat je het daadwerkelijk presenteert. Kortom: weet wie je waarvoor nodig hebt, om uiteindelijk een krachtige case neer te kunnen zetten”, zegt Spaas samenvattend en stelt dat deelnemers in dit programma aan de slag gaan met eigen vraagstukken. “We begeleiden hen met het versterken van het gevoel voor het politieke speelveld binnen hun organisatie.”

‘Verleiden, inspireren en overtuigen’

Een ander onderdeel van het programma begeleidt deelnemers met bewustwording van de manier waarop zij communiceren. “Een sterke hiërarchische aansturing is in veel organisaties aan het verdwijnen. Dat betekent dat vaardigheden waarmee je verleidt, inspireert en overtuigt, steeds noodzakelijker worden om echt gehoord te worden.” Dit stelt drs. Erik Maier, docent Persoonlijke Ontwikkeling en Organisatieontwikkeling. Hij coacht mensen onder meer op presentatiestijl.

Maier: “Hoe kom je over als je je manager vraagt om een groter budget? Doe je dat heel bedeesd, omdat je het lastig vindt om meer geld te vragen? Dat doet je zaak doorgaans weinig goed.” Een onnodig schuchtere houding is volgens Maier niet natuurlijk, maar aangeleerd. “Misschien omdat je in eerdere situaties bot ving.” Andersom benoemt Maier ook de extravert: “Iemand die heel makkelijk contact maakt, de dingen snel wat opblaast, en soms op het verkeerde moment de competitie aangaat. Zo iemand slaat al snel te ver door in zijn overtuigingsdrift.”

Non-verbale communicatie

Een beter bewustzijn van je gedrag, leidt volgens Maier sneller tot een natuurlijke houding. “We begeleiden deelnemers aan het programma met het vinden van ‘een eigen stem’, en die is voor iedereen anders. Ben je bijvoorbeeld een grote vent met een flink stemgeluid, dan is het cruciaal om te weten dat het weerstand kan oproepen als je ook nog eens net te dicht bij je gesprekspartner staat. De inhoudelijke relevantie van je verhaal verliest het dan van jouw non-verbale communicatie. Een stapje naar achteren nemen kan wonderen doen. Treed je te veel in - voor je luisteraar - irrelevante details, dan ben je hem meestal al kwijt, voordat je je hele verhaal hebt gedaan.”

Tijdens een van de oefeningen vraagt Maier aan deelnemers om een voorstel steeds korter en puntiger te presenteren. “Dit stimuleert mensen zich te verplaatsen in andermans gedachtegoed en te bedenken ‘welke informatie is hier werkelijk relevant voor degene die ik wil bereiken?’ En daarmee kom je op een van de kernpunten binnen het Influence & Impactprogramma: inzicht krijgen in de denkwijze van degene die je wilt overtuigen. Als je dat scherp in beeld krijgt, heb je een belangrijke bouwsteen in handen om succesvol invloed uit te oefenen.”