‘Urenregistratie is een bedrijfsproces waar met ICT winst is te behalen’

‘Het geeft zoveel voldoening als je studiecase uitgroeit tot een organisatie breed uitvoeringsproject’, vertelt Dauphine Noordanus, deelnemer van de module Bedrijfsprocessen en ICT – onderdeel van de Modulair Executive MBA in Public & Private. Voor het St. Antonius Ziekenhuis (Nieuwegein, Utrecht, Woerden) stelde zij een advies op om de urenregistratie voor het gehele ziekenhuis te stroomlijnen.

Cultuuromslag

‘De ziekenhuisbranche’, aldus Dauphine, ‘zit midden in de transitie naar vraaggerichte zorg’. De branche tast af welke kennisaanvulling zij kan gebruiken vanuit het bedrijfsleven.’

Ook Dauphine, die aan de Hogere Hotelschool studeerde, is daar een voorbeeld van. Aanvankelijk eindverantwoordelijk voor de externe ziekenhuiscatering, werd zij gevraagd de overstap naar het ziekenhuis te maken. Sinds een aantal jaren stuurt Dauphine de financiële afdeling aan. Momenteel doet zij dit in het St. Antonius Ziekenhuis. ‘Ik kies ervoor de complete MBA Public & Private te volgen, omdat ik bedrijfskundige onderbouwing nastreef. Ik stel mij meer op als manager dan als financial en werk vanuit de vraagstelling: waarom doe je wat je doet en waar liggen verbeterpunten? In de urenregistratie lagen veel mogelijkheden. Het onderwerp krijgt niet gauw prioriteit, maar in ons non-stop bedrijf is het een complex bedrijfsproces met verlofdagen, overuren en roosterwisselingen voor 6000 werknemers. Na gedegen onderzoek werd het knelpunt duidelijk: geen eenduidig beleid en ontoereikende ICT toepassingen.’

Interviews

Vanuit de module Bedrijfsprocessen en ICT startte Dauphine de case en interviewde verschillende afdelingen. Hieruit kwam naar voren dat er behoefte is aan éénduidig beleid, minder verschillende systemen en een automatische koppeling tussen urenregistratie en salarisadministratie. De Raad van Bestuur ging spoedig akkoord. De HR-manager is aangewezen als proceseigenaar en de implementatie moet komend halfjaar plaatsvinden.’

Levende theorieën

‘De overtuigingskracht van mijn plan lag in de heldere onderzoeksvragen en de kadering. Dat was ook een tip van kerndocent Bert Kersten: maak het niet te breed, zodat je een advies bereikt waarmee men uit de voeten kan. Daarnaast kon ik het onderbouwen met verworven bedrijfskundige inzichten. In de module stak ik bijvoorbeeld veel op van het concept LEAN en Six Sigma, dat draait om continue verbeteren, verspillingen tegengaan en klantgericht werken.’

Met alle deelnemers bezochten we de DAF-fabriek om dit concept ‘live’ te aanschouwen. Extra inzichtelijk werd het toen we op Nyenrode met legostenen de theorie tot leven brachten. Zoiets werkt; je internaliseert de optiek en brengt deze zo eerder naar de praktijk.’ We hebben afgelopen maand een waardestroomsessie gehad op het onderdeel urenregistratie en roostering. Hieraan hebben verschillende afdelingen meegedaan.

‘Ook de verhalen van de gastsprekers waren aansprekend. Zo sprak Dr. Rob Poels van Twijnstra Gudde over het kleuren denken dat handvatten biedt om opvattingen van anderen te herkennen en daarover met elkaar in gesprek te gaan. Deze benadrukte o.a. dat artsen getriggerd worden als je hen aanspreekt op hun leergierigheid. Dit maakt je bewust van hoe je in gesprek moet gaan met de gesprekspartners om een zo volledig mogelijk onderzoek te realiseren.

Besparingen en imago

‘Prachtig dat het ziekenhuis deze bedrijfskundige opzet om dit nog niet goed belegde bedrijfsproces aan te pakken nu uitvoert. Het huidige proces wordt in kaart gebracht, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden goed vastgelegd, waardoor risico’s worden gereduceerd. Handmatig werk en controles worden teruggebracht: een forse besparing in tijd en kosten. Bovendien is er een voordeel aan de ‘softe’ kant, namelijk je imago naar het personeel toe. Goedwerkende bedrijfssystemen leiden tot tevredenheid op de werkvloer.’