“Verandermanagement in het dagelijkse werk”

“We weten vanuit onderzoek best veel over verandermanagement, maar in de praktijk benutten we deze kennis niet altijd. Echte verandermanagement ligt wat mij betreft ingebed in het dagelijkse werk”, vertelt Jan-Willem Torken, interim manager voor complexe projecten op het snijvlak van IT en business, én deelnemer Modulair Executive MBA in Business & IT (MMBA) aan Nyenrode Business Universiteit.

Torken is in 2017 gestart met de MMBA en inmiddels bezig met zijn 8^e module. “Het bevalt erg goed. Ik twijfelde eerst nog tussen de tweejarige Executive MBA en de modulaire variant, en koos voor de laatste omdat ik daar meer diepgang verwachtte. Ik ben dan ook erg blij dat iedere module weer extra verdieping geeft en ik door de kruisbestuiving tussen modules nieuwe verbanden kan leggen.”

Combineren van kennis

Voor de module Organization and value of data technology onderzocht Torken bijvoorbeeld hoe zijn opdrachtgever kon bezuinigen op IT zonder op kwaliteit in te leveren. “Ik ben de zoon van een accountant dus finance zit toch een beetje in mijn bloed”, vertelt hij lachend. Torken paste een model uit deze module toe en verrijkte deze met een kostencomponent, nadat hij getriggerd werd door eerdere opgedane kennis in de module Business Processes & Technology (BP&T). Deze kruisbestuiving van kennis is een van de redenen waarom Torken een MBA is gaan volgen. “Ik wil gevoed worden met kennis, in plaats van dat ik er naar moet zoeken. Ik kies daarom steeds bewust voor een module met een onderwerp dat op dat moment bij mijn opdrachtgever speelt.”

Exploitatie versus exploratie

“Bij BP&T leerde ik dat bedrijven vaak 90%+ van hun budget uitgeven aan ‘het openhouden van de winkel’, oftewel de exploitatie. Terwijl de wens om te innoveren – de exploratie – vaak 20 tot 30% van het budget vraagt. Die ruimte is er dus over het algemeen niet, waardoor veel bedrijven stil komen te staan of zelfs achter gaan lopen. Door mijn nieuwe kennis uit de modules te combineren en toe te passen is het gelukt om bij mijn huidige opdrachtgever een budgetreductie van 40% te realiseren op de IT-kosten. De kunst is om het vrijgespeelde budget nu wel écht in innovatie te steken.”

Voorsorteren op het onderwerp

Na het afronden van zijn laatste module gaat Torken zijn thesis schrijven. “Het voorsorteren naar het onderwerp vind ik het meest lastig. Ik ben breed geïnteresseerd en kan daardoor al snel verdwalen in de hoeveelheid aan interessante artikelen,” licht hij toe. Toch lijkt het onderwerp dit keer al vrij duidelijk: “Ik denk dat ik mijn thesis ga richten op verandermanagement, met name het inzetten en dus aan de man brengen ervan. Er is al veel wetenschappelijk onderzoek gedaan, maar hoe vertaal je dit nu naar de praktijk? Hoe zorg je dat mensen “meegaan” in een verandering, zoals bijvoorbeeld met de nieuwe werkwijze en het gebruik van nieuwe systemen uit het kostenreductie voorbeeld. Mijn idee is dat de verandermanager aansluiting moet hebben met de mens en het werk. Dus naast “hoog-over” ook met de processen en het dagelijkse werk, en met de mensen die dat vorm geven en uitvoeren”

Sparringpartner

Een andere reden om met de opleiding te starten, was om meer in contact te komen met sparringpartners die op hoog niveau mee kunnen denken. Dit is absoluut geslaagd: “Ik heb inmiddels goede contacten opgedaan en kan hen bellen wanneer ik even wil sparren, en andersom ook. Of we wandelen tijdens de studiedagen even door de prachtige omgeving van de universiteit om elkaars uitdagingen door te nemen.” Torken geeft aan dat het interessant is om een kijkje te krijgen in de keuken van anderen: “Doordat er een sfeer van vertrouwen heerst, vertellen mensen over behoorlijk grote dilemma’s, waar we met zijn allen veel van kunnen leren.”

Noodgedwongen verandering

Op het gebied van IT gebeurt er bij mijn huidige opdrachtgevers momenteel enorm veel: de coronamaatregelen zorgden voor een noodgedwongen digitaliseringsslag. “Dit vraagt veel van mensen, hoewel het opvallend is dat het ineens een stuk makkelijker lijkt te zijn wanneer het echt móet”, vertelt Torken. De kennis die hij opdeed in de module Business Ethics in Context gebruikt hij nu bij zijn opdrachtgever, die door de maatregelen ook zittingen (juridisch) in korte tijd moest digitaliseren. “De eerste stap was om zittingen op afstand te kunnen organiseren. De volgende stap gaat verder door ook te kijken naar het inzetten van Artificial Intelligence (AI) om delen van het proces leaner te maken. Dankzij de module kan ik me nu nog beter richten op de menselijke kant hiervan: we houden ons bijvoorbeeld ook bezig met de vraag of mensen zich nog gehoord voelen wanneer AI wordt ingezet.”