Verbeteren van de samenwerking tussen NGO’s op Lesbos

Op 20 April 2021 vond de tweede Nyenrode Breakfast Session van het academische jaar 2020-2021 plaats. De online ontbijtsessie werd georganiseerd en geleid door studenten van Business Universiteit Nyenrode, namens de studievereniging JCV. Keynote spreker Marieke Vrins vertelde de deelnemers over haar werk voor verschillende NGO’s op het Griekse eiland Lesbos, waar vele vluchtelingen verblijven op zoek naar veiligheid en een betere toekomst. Ondanks de ingewikkelde situatie op het eiland, streefde Vrins ernaar om inspiratie en advies te verzamelen om de samenwerking tussen de vele NGO’s te versterken en zo de efficiency te vergroten. Aan de hand van een business case werden waardevolle inzichten opgedaan.

Carlijn Wentzel, directeur van Nyenrode Amsterdam, opende de ontbijtsessie door Vrins te introduceren als een voorbeeld voor Maatschappelijk Verantwoord en Persoonlijk Leiderschap. Ze gaf aan dat Vrins laat zien hoe jouw persoonlijke acties de wereld om je heen kunnen beïnvloeden. Vrins werkt sinds 2017 op Lesbos, voor NGO’s als Starfish Foundation en Movement on the ground. Momenteel focust zij namens ESD Global op het implementeren van en training geven in ESD, wat staat voor Empowerment Self Defense. Door het bewustzijn over geweld te vergroten en de meisjes en vrouwen in de vluchtelingenkampen te trainen in verbale en fysieke zelfverdediging, draagt Vrins als trainer bij aan het zo veel mogelijk voorkomen van geweld.

Complexe situatie

Vrins heeft Orthopedagogie gestudeerd. Ze behaalde een Master in Forensic Family Sciences en een Bachelor in Middle Eastern Studies. Vanuit deze achtergrond vertelt ze over de complexiteit van de situatie op Lesbos. Het eiland heeft bijvoorbeeld 150.000 bewoners, terwijl alleen in 2015 al meer dan 500.000 vluchtelingen hun toevlucht hebben gezocht op Lesbos.

“De complexiteit van de situatie leidt tot moeilijkheden om efficiënt samen te kunnen werken.”

2020 was voor Lesbos een bewogen jaar. Er was een groot protest onder de lokale bevolking door het gebrek aan (voldoende) hulp vanuit de EU en de Griekse overheid. Ook was er een protest onder de vluchtelingen vanwege de inhumane condities binnen een kamp dat is gebouwd voor enkele duizenden bewoners, waar inmiddels ruim 23.000 mensen leven. De bekende brand in kamp Moria en natuurlijk de COVID-19-pandemie maakten de situatie nog erger. Al deze elementen, gecombineerd met verschillen in het lokale, nationale en Europese beleid én vele vrijwilligers en vluchtelingen die komen en gaan, zorgen voor een enorm complexe, continu veranderende situatie. Dit creëert grote uitdagingen op het gebied van efficiënt samenwerken, om de noodzakelijke hulp te kunnen blijven bieden.

Vergroten en versterken van samenwerking

Op dit moment zijn er 78 verschillende NGO’s actief op Lesbos. Voor de ontbijtsessie heeft Vrins een case voorbereid om te focussen op de belangrijkste uitdagingen die komen kijken bij dit grote aantal organisaties, met als hoofdvraag: Hoe kunnen we de samenwerking tussen NGO’s vergroten en versterken, om de efficiëntie te vergoten? De deelnemers startten met de vraag of de Verenigde Naties al betrokken zijn bij de dagelijkse gang van zaken. Vrins gaf aan dat zij inderdaad betrokken zijn, maar dat zij niet de samenwerking tussen NGO’s monitoren, stimuleren of vergroten. Vijf groepen gingen vervolgens aan de slag met het beantwoorden van de hoofdvraag en het vinden van mogelijke oplossingen om de NGO’s te structureren en verbinden.

Onafhankelijke teams en projectmanagement

De belangrijkste oplossing die is gepresenteerd door de groepen, is om teams van onafhankelijke personen te vormen rond onderwerpen als onderwijs, gezondheid of huisvesting. Dit resoneerde goed bij Vrins. Ze gaf aan dat het ‘onafhankelijke deel’ zelfs cruciaal is, omdat er strijd kan zijn onder NGO’s die allemaal relevant willen zijn en verschillende doelen nastreven.

“Het betrekken van onafhankelijke partijen is cruciaal om de concurrentiestrijd te overwinnen.”

Een andere oplossing die door de groepen werd aangedragen is om projectmanagers aan te stellen, die nieuwe projecten beoordelen en onderzoeken welke bestaande NGO hier het beste bij past. De ideeën voor deze nieuwe projecten worden vanuit het veld verzameld, door vertegenwoordigers van de verschillende vluchtelingengemeenschappen te betrekken. Vervolgens worden de projecten vanuit een centraal punt toebedeeld aan de NGO’s. Ook dit zal volgens Vrins een deel van de concurrentiestrijd oplossen. De deelnemers voegden toe dat het gebruiken van een centraal softwaresysteem voor het projectmanagement bij zal dragen aan de efficiëntie. Ook zal er op deze manier meer grip komen op de al aanwezige kennis.

Betrek business schools en organisatieadviesbureaus

Tot slot adviseerde een andere groep om business schools en consultancy organisaties te betrekken. Op deze manier kunnen NGO’s leren van bestaande kennis over organisatiestructuren en ervaring in het managen van projecten in complexe, dynamische omgevingen. Ook kunnen de organisaties en kennisinstellingen NGO’s en specifieke projecten verbinden aan programma’s voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Vrins bevestigde dat het erg waardevol is om deze kennis in te zetten, omdat NGO’s vooral focussen op het snel kunnen helpen van mensen door projecten direct te starten, zonder veel aandacht te besteden aan het organisatorische gedeelte. Ze sloot de ontbijtsessie af door alle deelnemers te bedanken voor hun bijdrage en aan te geven dat aanvullende waardevolle ideeën en interessante contacten welkom zijn.

Header photo credit: AFP