In het Nederlandse verenigingsleven vervult de voorzitter een cruciale rol bij het organiseren en leiden van vergaderingen binnen het bestuur en de Algemene Ledenvergadering (ALV). Deze taak omvat drie belangrijke fasen: voorbereiding, het leiden van de vergadering, en de nazorg. Tim van der Rijken is eigenaar van Be-TIM en spreker in het programma Leergang voorzitten branche- en beroepsvereniging. Hij legt deze drie fasen uit.
Voorbereiding
De voorbereiding begint lang voor de vergadering. Het inventariseren van agendapunten is een continu proces, waarbij de voorzitter signalen ontvangt uit verschillende bronnen, zoals leden en stakeholders. Tijdens het agenda-overleg met de secretaris en eventueel de vicevoorzitter, wordt bepaald welke onderwerpen worden besproken. Hierbij houdt de voorzitter het recht om de uiteindelijke agenda vast te stellen, inclusief de volgorde en de benodigde tijd per agendapunt. Voor een effectieve vergadering is het daarnaast van belang dat de voorzitter alle stukken tijdig bestudeert en mogelijke knelpunten identificeert, zodat hij of zij tijdens de vergadering doelgericht kan werken naar de beslissingen die genomen moeten worden. Indien er gevoelige punten zijn, kan de voorzitter voorafgaand aan de vergadering bepaalde bestuursleden informeren en betrekken om eventuele spanningen te verlagen.
Tijdens de vergadering
Eenmaal in de vergadering bewaakt de voorzitter de agenda en zorgt ervoor dat de vergadering efficiënt verloopt. Het voorkomen van verstoringen en het faciliteren van een open dialoog zijn essentieel om tot constructieve besluitvorming te komen. De voorzitter stimuleert actieve deelname, grijpt in wanneer men te lang aan het woord is of afdwaalt, en zorgt voor een veilige vergadercultuur. Het vermogen om interventies toe te passen – bijvoorbeeld door de discussie te herformuleren of op te splitsen in kleinere stappen – versterkt de positie van de voorzitter als leidinggevende.
Nazorg
Na de vergadering draagt de voorzitter zorg voor de opvolging. Dit kan betekenen dat ontevreden leden worden aangesproken of dat er extra begeleiding wordt gegeven om leden te motiveren bij de uitvoering van besluiten. Ook controleert de voorzitter de notulen om ervoor te zorgen dat de genomen besluiten correct zijn vastgelegd, wat voornamelijk de taak van de secretaris is.
Samengevat, het voorzitterschap binnen een vereniging vraagt om zorgvuldige voorbereiding, actieve begeleiding van vergaderingen, en aandacht voor nazorg om een veilige en productieve bestuursomgeving te waarborgen. Los van de (technische) rol bij vergaderingen heeft de voorzitter nog allerlei andere rollen in een vereniging. Hij/zij is ambassadeur, strateeg, inspirator, lobbyist, onderhandelaar, werkgever van de directeur en noem maar op.
Als voorzitter van een branche- of beroepsvereniging heb je een bijzondere rol. Of eigenlijk een combinatie van rollen. Boegbeeld van de branche of beroepsgroep, leider van verandering, verbinder van het bestuur en de leden, sparringpartner van de directeur, onderhandelaar, diplomaat.
Hoe je die rollen vervult leer in je in de leergang Voorzitten Branche- en Beroepsvereniging. Wil je meer weten over het programma? Meld je dan aan voor het online introductiecollege op 26 november 2024.
Dr. mr. Tim van der Rijken is spreker in het programma.