De hybride organisatie: nu of nooit

Er ligt een enorme kans voor HR. Corona heeft ons een aantal dingen doen beseffen en de geesten rijp gemaakt voor een verandering waar we eigenlijk al jaren tegenaan hikken. Laten we beginnen wat corona ons heeft doen realiseren.

Corona heeft genadeloos aangetoond dat alle nihilistische veronderstellingen over werknemers met betrekking tot betrokkenheid, veranderbereidheid en het vermogen om verantwoordelijkheid te dragen onzin zijn. Corona heeft laten zien hoe bevlogen medewerkers kunnen zijn op het moment dat ze beseffen waarvoor ze werken. Managers hebben heel lang de indruk gewerkt dat medewerkers voor hén werken. Corona liet duidelijk zien dat het natuurlijk om de klant gaat. Op het moment dat medewerkers dát ervaren komt er ongelooflijk veel energie los.

En nee: dat zie je niet alleen bij de zogenaamde cruciale beroepen, dat zie je in de meest verrassende sectoren. Vanuit eigen observatie: in de energiewereld, in de telecom, op distributiecentra, bij gemeenten, ik kan nog even doorgaan. Corona heeft een einde aan de discussie gemaakt over de waarde van zelfsturing en zelforganisatie. Managers staan dat alleen maar in de weg.

Meester over je eigen werk

Corona heeft laten zien dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken geen schade toebrengt aan de productiviteit en de kwaliteit. In de organisaties waar ik nu mee te maken heb zie je dat medewerkers juist enthousiast zijn over hun nieuw verworven vrijheid. De vrijheid om het werk zelf te plannen, om het te doen op de plek waar ze willen. Dat wat honderdduizenden zzp’ers elke dag ervaren, ervaren veel medewerkers in reguliere organisaties nu ook. Dat meester zijn over je eigen werk en je los te kunnen maken van het conformisme dat leidinggevende en collega’s van je vragen, heel bevrijdend is. Dat we zo flexibeler, sneller en doelgerichter werken dan ooit.

Digitaal vergaderen effectiever

Corona heeft wederom aangetoond hoe onproductief reguliere vergaderingen zijn. Vergaderingen zijn niet voor niets het symbool van sleur en inefficiëntie. Vergaderen via digitale middelen dwingt ons om ter zake te komen. Natuurlijk zijn er genoeg mensen die zichzelf te veel terugvinden in conclaaf met anderen en via je beeldscherm is dat uiteindelijk doodvermoeiend. Maar mijn klanten getuigen overwegend dat een vergadering via Zoom of Teams veel efficiënter is.

Hybride werken

Ten slotte hebben we allemaal ervaren hoe nodig we fysiek contact nodig hebben. Niet fysiek contact in de zin van aanraking, maar fysiek contact in de zin van de wandelgangen, het kletspraatje bij de koffie of de brainstorm met de voeten op tafel. Dat we alleen een gemeenschap kunnen zijn als we elkaar fysiek ontmoeten. Dat we helemaal niet alleen maar thuis achter ons schermpje willen werken, maar dat juist een combinatie het aller effectiefst en prettigst is.

De geesten zijn rijp, de bewijzen liggen op tafel. Nu is het moment voor HR om door te pakken. We kunnen onze organisaties nog veel meer op de menselijke maat vormgeven. Door uit te gaan van een hybride vorm. Hybride in de zin dat een gedeelte van het werk thuis en online plaatsvindt en een gedeelte van het werk op kantoor. Hybride in de zin dat een gedeelte van ons werk bestaat uit persoonlijke productiviteit en dat een gedeelte van ons werk ontstaat door elkaar te ontmoeten en in gesprek te zijn.

Hoe dan?

Wat doen we eigenlijk op kantoor? Je kan dagelijks werk uiteen laten vallen in zes activiteiten.

1. Persoonlijke productiviteit: veel mensen werken achter de computer, maar dat kan ook interactie met klanten zijn of iets maken.
2. Elkaar informeren: wie doet wat, wat is er voorgevallen, wat moet iedereen weten? Zeer belangrijk om te weten wat je in je persoonlijke productiviteit wel en niet moet doen en waar het aan moet voldoen.
3. Beslissingen nemen: waar gaan we voor, nemen we optie één of optie twee, welke volgende stap besluiten we nu te nemen?
4. Oplossingen zoeken: hier is creativiteit voor nodig. We hebben problemen die we moeten oplossen, ideeën die we moeten uitwerken en wensen van klanten die we moeten vervullen.
5. Persoonlijk contact: verbondenheid, ergens bij horen, maar ook gewoon weten wat er ‘speelt’ is voor een mens essentieel. We zijn een sociaal wezen en we produceren vrijwel niets zonder de samenwerking met anderen. Daarom is het vormen van een gemeenschap wezenlijk voor ons.
6. Leren en ontwikkelen: als we blijven doen wat we deden komen we niet verder. We moeten als team groeien en natuurlijk als individu.

Hier zie je meteen de reden waarom vergaderingen vaak onverdraaglijk zijn. Punt 2 tot en met 5 zijn doorgaans onderdeel van de gemiddelde vergadering. Punt 3 en 4, beslissen en creativiteit, vraagt een helder proces.

Een goede beslissing en het vinden van een briljant idee staat of valt bij een goed (gefaciliteerd) proces. Dat kan de voorzitter van de vergadering doorgaans slecht (lees: de manager), waardoor beslissingen blijven hangen en creativiteit een ‘ja maar’-sessie wordt. Bovendien loopt informeren, informele informatie, ideeën, meningen en gezeur doorgaans in een brij door elkaar heen. De gemiddelde manager is geen al te beste voorzitter.

De nieuwe hybride organisatie

Tijdens de coronacrisis hebben wij gezien dat we punt 1 tot en met 3 veel effectiever thuis of online kunnen. We werken veel efficiënter als we niet steeds door collega’s worden onderbroken en zelf moment en plek kunnen bepalen waar we werken. Informeren gaat achter een scherm veel efficiënter omdat het minder uitnodigt tot uitweiden en gezeur. Beslissingen blijken prima digitaal genomen te kunnen worden. Mits goed gefaciliteerd, maar dat valt makkelijk te leren. Een goed beslissingsproces is echt niet zo ingewikkeld.

Dorpsplein

Blijft over creativiteit (4), persoonlijk contact (5) en leren en ontwikkelen (6). Hierbij hebben we heel duidelijk ervaren dat we daar elkaar voor nodig hebben. Liefst in de fysieke ruimte. Hierop zullen we onze kantoren moeten gaan inrichten. Ze moeten een mengeling worden van een dorpsplein, waar wij elkaar terloops ontmoeten, ruimtes waar we met elkaar in gesprek kunnen om te leren en te ontwikkelen en een plek waar we kunnen brainstormen en waar dat proces goed gefaciliteerd wordt door een specialist.

Gelukkig zijn onze kantoorruimtes al flink op weg. Die cubicles kunnen weg, al die benauwde kamertjes kunnen leeggehaald worden. Mooie plekken om te brainstormen, een gevoelig gesprek te voeren of voor een verhit debat, houden we over.

Timing

Nu is het moment. Te veel horen we nog het geklaag dat HR te weinig de agenda de bepaalt. Nu is de kans. Alles schuift, alles is anders dan voorheen. We gaan niet meer terug naar normaal. We kunnen nu ons eigen nieuwe normaal creëren.

De hybride organisatie is leuker om in te werken, medewerkers komen er meer tot hun recht, we zijn productiever voor minder kosten, want we hebben minder dure kantoren en vergadertijd nodig. We kunnen nog verder terug in het aantal managers. Leren doen we steeds minder via dure cursussen maar door professionals met elkaar te laten discussiëren, zoeken en elkaar te laten inspireren. Er is echt zoveel mogelijk en juist nu staat alles op losse schroeven.
Er is geen excuus meer. HR, dit is je moment.