Impactcase van de maand: ‘IT investment decision making in the public sector’

De implementatie van IT-systemen in de publieke sector verloopt niet altijd vlekkeloos. Cokky Hilhorst, hoogleraar Business Information Systems aan Nyenrode Business Universiteit, deed onderzoek naar de besluitvorming van IT-investeringen, met een specifieke focus op publieke organisaties. Dit leidde tot waardevolle inzichten die organisaties helpen meer grip te krijgen op hun IT-uitgaven.

IT-investeringen in de publieke sector halen regelmatig het nieuws, en dat is meestal niet in positieve zin. Een voorbeeld daarvan is het systeem van de Belastingdienst, dat volgens de media ‘op zijn laatste benen loopt’. Het onderzoeksproject dat Hilhorst samen met onderzoekers van nationale én internationale universiteiten uitvoerde, bestond uit verschillende studies. “Eerst onderzochten we de impact van IT-investeringskosten op de efficiëntie in publieke organisaties”, legt Hilhorst uit. “Om deze efficiëntie te verbeteren, moeten besluitvormers de juiste IT-investeringen doen. Daarom hebben we daarna de invloed van taal op de besluitvorming onderzocht. Daarbij gingen we op zoek naar waarschuwingssignalen ten aanzien van plannings- en budgetoverschrijdingen bij IT-projecten. Tot slot kwamen we tot enkele interessante inzichten toen we de toepassing van Reference Class Forecasting (RCF) bestudeerden als een methode om de schatting van IT-investeringsprojecten te verbeteren.”

IT-investering loont

Uit het onderzoek van Hilhorst en haar collega-onderzoekers blijkt dat het doen van IT-investeringen in de publieke sector wel degelijk loont. Een stijging van €1,00 in het aandeel van de IT-kosten ten opzichte van de totale organisatiekosten is twee jaar later gerelateerd aan een gemiddelde netto kostenefficiëntiewinst van €1,08, zo bleek uit de analyse. Netto kostenefficiëntiewinst verwijst naar de positieve verandering in de efficiëntie van een organisatie, waarbij de kosten worden verminderd na aftrek van alle relevante kosten. Organisaties kunnen zo meten hoe effectief hun inspanningen zijn. Hilhorst benadrukt dat er wel verschillen zijn tussen organisaties en dat niet iedere organisatie profiteert van IT-investeringen.

Invloed van taal

In een eerste studie naar taal ontdekten Hilhorst en haar collega’s dat de mate van abstract taalgebruik in een businesscase kan dienen als een vroeg waarschuwingssignaal. Abstracte taal lijkt te duiden op meer psychologische afstand die iemand tot een project kan hebben. Dit leidt tot minder overoptimisme over het project waardoor planning en budget ook minder snel overschreden worden. Andersom heeft concreet taalgebruik juist een sterkere relatie met uitloop in projecten. Een tweede studie wees uit dat nieuwe IT-systemen vaak positiever gepresenteerd worden dan bestaande IT-systemen. “Zo kan een nieuw systeem als ‘snel en modern’ worden beschreven, en een bestaand systeem als ‘inefficiënt en foutgevoelig”, legt Hilhorst uit. “Besluitvormers zouden daardoor onbewust beïnvloed kunnen worden om in de verkeerde projecten te investeren.” 

Reference Class Forecasting

Reference Class Forecasting (RCF) wordt gebruikt in projectmanagement en risicobeoordeling. Het is een methode die de nauwkeurigheid van prognoses van het huidige project verbetert door deze te vergelijken met soortgelijke projecten uit het verleden. Het onderzoek van Hilhorst en haar collega’s laat zien hoe RCF projectplannen kan verbeteren en hoe dit kan worden afgestemd op het risico dat een besluitvormer bereid is te nemen. De studie levert ook bewijs dat er aanzienlijk minder plannings- en budgetoverschrijdingen zouden zijn geweest als RCF was toegepast op basis van de destijds beschikbare historische projectgegevens. 

Impact onderzoek

Naar aanleiding van het onderzoek is Hilhorst gevraagd om zitting te nemen in diverse commissies op het gebied van IT in de Nederlandse publieke sector. Daarnaast heeft het onderzoek meerdere publicaties opgeleverd in wetenschappelijke toptijdschriften en kreeg het veel aandacht in de media en van de Nederlandse overheid. Ook nemen Nederlandse media, waaronder de Volkskrant, de NOS en het FD, regelmatig contact op met Hilhorst voor een deskundig oordeel.