Vijf tips voor een succesvolle duurzame transitie

Ketensamenwerking is de sleutel om de dingen die we echt belangrijk vinden, People, Planet, Prosperity, Peace & Partnership, ook daadwerkelijk tot stand te brengen. Maar vanzelf gaat dat niet. Prof. dr. Jack van der Veen, hoogleraar Supply Chain Management aan Nyenrode Business Universiteit geeft vijf belangrijke uitgangspunten om interne en externe samenwerkingen op weg te helpen.

Tip 1: Verbeter de (gezamenlijke) processen

Het kenmerkende van processen is dat de verschillende activiteiten worden uitgevoerd door verschillende mensen, afdelingen, bedrijfsonderdelen en verschillende schakels in de keten. Te vaak focussen we ons op de (verbetering van) individuele activiteiten zoals inkoop, productie en service maar niet op het gezamenlijke proces. Dat moet anders, immers alleen samen kunnen we de klant echt optimaal bedienen. In het SCM van de toekomst staan niet de productiemiddelen centraal, maar de processen waarin we klantgericht samenwerken. Stel een multifunctioneel team samen en kijk samen hoe je de interne en externe processen beter kunt maken.

Tip 2: Faciliterend leiderschap

Met de focus op klantgerichte processen en ketens in plaats van op afdelingen en individuele organisaties, met de steeds beter opgeleide professionals en met de moderne communicatiemiddelen verandert ook de rol van het management. De bedrijfshiërarchie en het ‘de baas zijn’ hebben hun functie grotendeels verloren. Modern leiderschap kenmerkt zich door natuurlijk gezag en door een inspirerende visie. De leider bewaakt de lange termijn doelstellingen, de bedrijfscultuur, zorgt er voor dat iedereen optimaal kan functioneren binnen zijn of haar mogelijkheden en coacht het teamproces. Het gaat over dienende, coachende en verbindende leiders die zich tot doel stellen te faciliteren dat iedere medewerker bijdraagt aan het gezamenlijk proces en aan het algemeen (klant)belang, ieder vanuit de eigen rol.

Tip 3: Zoek de win-win

Stel de toeleveranciers eens de vraag: “hoe gaan jullie bijdragen aan onze strategische doelen?” En stel jezelf eens de vraag “hoe kan ik bijdragen aan de strategische doelen van mijn klanten?” Al te vaak schieten we in het korte termijn prijsdenken waardoor er noodzakelijkerwijs geldt dat als de een wint dat de ander dan automatisch de verliezer is. En omdat we allemaal winnaars willen zijn ontstaat er een merkwaardig soort competitie tussen leveranciers en klanten. Hoogste tijd om op te houden met die onzin. Gebruik jouw ketenpartners om gezamenlijk op innovatieve wijze superieure klantwaarde te creëren. Begin dus in elke relatie met het zoeken naar “what is in it for them?” Zonder win-win geen samenwerking.

Tip 4: Ga lange termijn relaties aan

De moderne ziekte van organisaties is dat ze geen lange termijn relaties aan durven gaan; tenminste elke twee jaar moet het contract weer heronderhandeld worden, zogenaamd om de leveranciers ‘scherp te houden’. Typisch geval van penny wise and pound foolish. Het probleem is dat pas op enige termijn er in ketenrelaties voldoende vertrouwen bestaan om samen te kunnen bouwen aan verbeteringen, innovaties en gezamenlijk risicomanagement. Stabiliteit is ook nodig voor het vrijmaken van wederzijdse investeringen. Langjarige afspraken stellen ons in staat om te leren van elkaar en om het leergeld van de onvermijdelijke fouten terug te verdienen.

Tip 5: Maak de kernwaarden EBITO bespreekbaar

Niet zozeer de contracten, de regelgeving en de directieven van hogerhand bepalen hoe mensen met elkaar omgaan maar vooral ook de wederzijdse overtuigingen, normen en waarden. Het is daarom van belang om elkaars kernwaarden goed te begrijpen. Bij logistieke samenwerking gaat het dan met name over EBITO: Eerlijk, Betrouwbaar, Integer, Transparant en Open. Nu is dat een rijtje waarover iedereen het al snel over eens zal zijn. Maar helaas is het zo dat verschillende mensen de begrippen op verschillende wijze uitleggen. Bovendien geldt vaak het adagium: ‘een mens beoordeelt zichzelf allereerst op zijn intenties en de anderen voornamelijk op hun daden.’ En helaas liggen onze intenties en onze daden vaak wel een stuk uit elkaar. Het gevolg is dat je met betrekking tot EBITO van nature geneigd bent van jezelf te vinden dat je behoorlijk goed bezig bent en tegelijkertijd dat de ander er een potje van maakt. En de ander vindt precies hetzelfde; maar dan andersom. Om dit wederzijds onbegrip te doorbreken moeten we EBITO bespreekbaar maken.